Van handgeschreven urenstaten naar realtime projectsturing |
|
|
|
|
| Sandra van Tol,
vrijdag 17 juli 2026 |
 |
| 175 sec |
Digitalisering moet GesselGroen meer grip geven op planning, uitvoering en facturatie
Meer projecten betekende bij GesselGroen ook meer losse Excelbestanden, urenregistraties en planningen. 'We merkten dat we steeds meer tijd kwijt waren aan handmatig werk en het overzicht begonnen te verliezen,' zegt bedrijfsleider Marien Gerritsen. Met de overstap naar GroenVision bracht het hoveniersbedrijf calculatie, planning, uitvoering en boekhouding samen in één systeem.
| Een door GesselGroen gerealiseerd project |
Als onderdeel van de Gessel Groep maakt GesselGroen deel uit van een breder geheel van groenbedrijven, elk met een eigen specialisme. Juist die samenhang maakt een integrale aanpak mogelijk. 'Wij kunnen opdrachtgevers van a tot z ontzorgen,' vertelt Gerritsen. 'Omdat we alles in eigen beheer hebben, kunnen we snel schakelen en houden we grip op kwaliteit en planning.' Binnen de markt positioneert het bedrijf zich met name in het midden- tot hogere segment van de particuliere sector, gecombineerd met projecten rondom de vergroening van werkomgevingen.
Gerritsen zelf kent het bedrijf van binnen en vanbuiten. Hij begon bijna twintig jaar geleden in de uitvoering en groeide via rollen als calculator en uitvoerder door naar zijn huidige functie als bedrijfsleider. Die brede ervaring vormt een belangrijke basis voor zijn kijk op processen en digitalisering.
 | | Marien Gerritsen |
|
|
Groei vraagt om structuur
De implementatie van GroenVision kwam voort uit een duidelijke behoefte aan overzicht en samenhang. 'Voorheen werkten we met meerdere losse systemen naast elkaar,' legt Gerritsen uit. 'Calculaties en planningen deden we in Excel, terwijl de boekhouding weer in een ander programma zat. Dat werkte op zich, maar naarmate we groeiden, werd het steeds lastiger om het overzicht te behouden.'
In 2021 startte het traject om GroenVision te implementeren. Daarbij werd bewust gekozen voor een gefaseerde aanpak. Eerst werd de interne basis op orde gebracht, waarna in 2022 het systeem daadwerkelijk in gebruik werd genomen. Inmiddels ondersteunt GroenVision vrijwel alle bedrijfsprocessen: van calculatie en offertes tot projectbeheer, planning, mobiele registratie en boekhouding.
Van handmatig naar geïntegreerd werken
Een van de grootste veranderingen zit in de manier waarop processen op elkaar aansluiten. Waar voorheen veel handmatig werk nodig was om informatie over te zetten tussen systemen, gebeurt dat nu automatisch. 'De kracht zit echt in de koppeling van onderdelen,' zegt Gerritsen. 'Als een offerte akkoord is, kun je met één druk op de knop een opdrachtbevestiging maken, betalingstermijnen vastleggen en direct de eerste factuur versturen. Alles loopt in elkaar over.'
Ook in de uitvoering heeft de digitalisering een duidelijke impact gehad. Met de inzet van VisionMobile is het papierwerk volledig verdwenen. 'Voorheen kregen we wekelijks handgeschreven urenstaten en materiaallijsten binnen, die we vervolgens moesten overtypen. Dat kostte veel tijd en was foutgevoelig,' aldus Gerritsen. 'Nu worden bij regieprojecten uren, materieel en materialen direct op locatie geboekt. In de backoffice hoeven we die gegevens alleen nog te controleren en te accorderen.'
Met een buitenteam van twaalf tot vijftien medewerkers levert dat een concrete tijdsbesparing op. 'We besparen zeker vier uur per week alleen al op administratieve verwerking. Daarnaast heb je veel sneller inzicht in de stand van zaken binnen projecten.'
Inzicht als stuurmiddel
Dat inzicht is volgens Gerritsen misschien wel de grootste winst. Doordat alle gegevens samenkomen in één systeem, ontstaat er transparantie op alle niveaus binnen de organisatie. 'Iedereen werkt met dezelfde informatie. Van calculatie tot uitvoering en boekhouding, alles sluit op elkaar aan.'
Het systeem maakt het bovendien mogelijk om gericht te analyseren en bij te sturen. 'We kunnen eenvoudig rapportages maken, bijvoorbeeld over de projectvoortgang of te factureren termijnen. Dankzij de filters kun je snel de juiste informatie boven water halen. Dat helpt enorm bij het nemen van beslissingen.'
Tegelijkertijd benadrukt Gerritsen dat het succes van het systeem staat of valt met de inrichting en het beheer ervan. 'Je moet aan de voorkant investeren om alles goed op te zetten. Denk aan werkpakketten, kostprijzen en prijslijsten. En je moet het systeem blijven onderhouden. Als je dat goed doet, haal je er echt maximale waarde uit.'
Draagvlak door voorbereiding
De overstap naar een geïntegreerd softwarepakket kan in de praktijk weerstand oproepen, maar bij GesselGroen bleef dat uit. Volgens Gerritsen is dat vooral te danken aan de voorbereiding. 'We hebben de tijd genomen om alles goed in te richten en medewerkers stap voor stap mee te nemen. Daardoor zagen ook de mensen buiten snel de voordelen.'
Die voordelen zitten niet alleen in tijdsbesparing, maar ook in duidelijkheid. Medewerkers hebben beter inzicht in hun projecten, waaronder de verhouding tussen gecalculeerde en daadwerkelijk bestede uren. Dat maakt het werk overzichtelijker en beter beheersbaar.
Digitalisering als logische stap
Voor bedrijven die nog twijfelen over digitalisering heeft Gerritsen een helder advies: 'Het levert je echt veel op. Je werkt efficiënter, bespaart tijd en krijgt veel meer inzicht. Juist doordat alles met elkaar verbonden is, ontstaat er overzicht. Dat maakt het verschil.'
Doorontwikkeling en toekomst
Hoewel GroenVision inmiddels een vaste plek heeft binnen de organisatie, kijkt GesselGroen ook vooruit. Zo wordt uitgekeken naar de nieuwe ontwikkelingen binnen de software-interface en wat de mogelijkheden zijn van AI. Daarnaast liggen er wensen op het gebied van verdere ondersteuning in de uitvoering. 'We zouden graag zien dat medewerkers buiten nog meer direct in het systeem gaan vastleggen, bijvoorbeeld bij werkopnames en opleverdocumenten. De mogelijkheden zijn er binnen GroenVision, maar deze zijn nog niet geïmplementeerd,' zegt Gerritsen.
Met die doorontwikkeling blijft digitalisering niet alleen een middel om efficiënter te werken, maar ook een manier om processen continu te verbeteren en aan te laten sluiten op de praktijk van alledag.
| LOGIN
met je e-mailadres om te reageren.
|
|
|
| Er zijn nog geen reacties. |
|
