Snelle implementatie bij Groenbouw Hoveniers |
|
|
|
|
 |
| 205 sec |
'Ook voor wat kleiner hoveniersbedrijf levert Suite MKB veel op'
Na enkele negatieve ervaringen zocht Frits van der Wal van Groenbouw Hoveniers begin dit jaar een goed softwareprogramma, waarin je onder meer snel een calculatie kunt maken voor de aanleg van een tuin. Met zijn wensenlijst zocht hij tijdens de Groene Sector Vakbeurs Leo Kodde op, de ontwikkelaar van Suite MKB. Daarna ging het snel.
| Frits van der Wal (l.) en Maarten van Eeden |
'Uw persoonlijke hovenier', staat er onder het logo van Groenbouw Hoveniers in Heerenveen. Eigenaar Frits van der Wal startte zijn bedrijf in 2011 en heeft inmiddels drie medewerkers in dienst. Het hoveniersbedrijf legt tuinen aan bij particulieren en werkt ook voor bedrijven en instellingen. Ook onderhoud van openbaar groen in opdracht van gemeenten komt veel voor. 'Het ontzorgen van klanten, dat vind ik belangrijk', zegt Van der Wal. 'Zij moeten in de tuin zitten, wij doen het werk.'
Alle medewerkers werken buiten; wat er op het gebied van administratie, offertes en facturatie moet gebeuren, doet Van der Wal zelf. Ook voor een relatief klein bedrijf vindt Van der Wal een goed automatiseringsprogramma belangrijk. Met de nadruk op 'goed', want ervaring met minder goed heeft hij inmiddels ook. 'Het werkt niet fijn als je tijdens het maken van offertes tegen vragen aanloopt die je vervolgens alleen per mail kunt stellen en niet weet wanneer je antwoord krijgt. Ook waren de programma's waarmee ik eerder werkte omslachtig ingericht; ze leverden niet op wat ik zocht.'
Eenvoudig en snel
Wat hij zocht, was een toegankelijk online pakket, waarin de offerteopbouw niet steeds opnieuw hoeft te worden ingevoerd en dat gekoppeld is aan de urenregistratie en uiteindelijk de facturatie. Collega-hoveniers vertelden hem over hun goede ervaringen met Suite MKB van Become-IT. Reden om tijdens de Groene Sector Vakbeurs oprichter Leo Kodde op te zoeken en hem te vragen hoe snel en gemakkelijk zijn programma een tuinberekening kan maken. Hij heeft geluk; hij treft Kodde op een rustig moment. Kodde neemt de tijd om de ondernemer een realistisch beeld van het softwarepakket te tonen.
|
|
'In anderhalve week draaide het programma op mijn bedrijf'
| |
|
'Dat nam niet eens zoveel tijd in beslag', lacht Van der Wal. 'Ik zei: laat mij nou eens zien hoe gemakkelijk en snel je met Suite MKB een offerte voor de aanleg van een tuin kunt maken. Dat deed Leo en het zag er eenvoudig uit. Daarna wilde ik zo snel mogelijk een afspraak inplannen en vervolgens ging het snel. Maarten kwam begin februari op een dinsdagochtend langs voor een demonstratie. 's Middags kreeg ik de kosten door en ik ben direct akkoord gegaan. Een dikke week later had ik het programma draaiend.'
Goede voorbereiding
'De implementatie bij Groenbouw Hoveniers was wel heel snel', vertelt Maarten van Eeden, consultant bij Become-IT. 'Dat was ook mogelijk doordat Frits zelf aan de slag ging met het systeem, er volop in dook en mogelijkheden uitprobeerde. Hij vulde het systeem zelf met zijn bedrijfsinformatie en leerde zo zichzelf al veel aan. Ik ben natuurlijk nog wel bij Frits geweest om delen van de implementatie te begeleiden, vragen te beantwoorden, de app te introduceren en uitleg te geven aan de medewerkers. Ook zij vinden het een duidelijk programma en dat zien we terug in het gebruik; de uren en het materiaalgebruik worden goed vastgelegd.'
Als voorbereiding schoonde Van der Wal zelf vooraf de productenlijst op en nam deze vervolgens op in het programma op. Nieuwe producten voegt hij gaandeweg het proces toe, net zoals vierkantemeterprijzen en andere vooraf bepaalde werkzaamheden met tarieven.
Become-IT monitort het gebruik van Suite MKB en ziet zo al snel of de ondernemer of onderneming alle mogelijkheden optimaal gebruikt. De medewerkers van het softwarebedrijf signaleren waar de gebruiker mogelijkheden laat liggen en begeleidt het bedrijf daar vervolgens bij.
Zo min mogelijk handelingen
Groenbouw Hoveniers is in eerste instantie begonnen met de basismodules voor relatiebeheer, offreren, orderverwerking en facturatie. Hiertoe behoort ook het maken van weekplanningen en de koppeling met de boekhouding. Van der Wal: 'Mijn belangrijkste wensen waren het eenvoudig calculeren en het snel en eenvoudig opstellen van offertes met standaardteksten en zo min mogelijk handelingen. Daarnaast is de iDeal-betaalkoppeling in de facturen belangrijk. Facturen, ook met grote bedragen, worden nu veel vaker snel betaald.'
|
|
'Facturen voorzien van een iDeal-link worden veel sneller betaald'
| |
|
Op het moment van schrijven werkt Van der Wal een dikke maand met het pakket. 'Ik vind het heel fijn werken. Natuurlijk moet je in het begin even zoeken naar de verschillende functionaliteiten, maar Become-IT is goed bereikbaar via de telefoon en ik word snel op weg geholpen.' Ook zijn medewerkers zijn tevreden met Suite MKB. Ze zien eenvoudig en snel wat de planning is en waar ze naartoe moeten, inclusief link naar Google Maps. Het scherm voor het registeren van de uren en de gebruikte materialen blijkt toegankelijk en gemakkelijk te gebruiken.
Geen werkbriefjes meer
'Ook voor een relatief klein bedrijf levert werken met Suite MKB een hoop tijd op', zo ervaart Van der Wal. 'Wij werken bijvoorbeeld vaak op regiebasis, waarbij we achteraf factureren en worden betaald. Doordat de medewerkers de uren en materialen registreren, hoef ik achteraf geen werkbriefjes meer te controleren; ik beschik direct over de benodigde gegevens. Met een paar klikken is vervolgens de factuur gemaakt, inclusief iDeal-betaallink.'
 | | Frits van der Wal (l) en Maarten van Eeden |
|
|
Hij legt uit: 'Achter de offertes die opdrachten zijn geworden, zitten werklijsten voor werkvoorbereiding, inkoop en planning. Dat maakt het inplannen en uitvoeren eenvoudig en snel. Het is ook mogelijk foto's bij te voegen. Het is kortom een overzichtelijk en compleet programma. Mogelijk breid ik over een paar maanden uit met servicemeldingen. Daarmee kan de klant direct vragen stellen en kun je werkopdrachten doorgeven. Ook de abonnementenmodule voor onderhoudscontracten is interessant.'
Van Eeden: 'Tijdens de demo krijgen wij al snel inzicht in de digitale vaardigheden van degene die met Suite MKB gaat werken; daar stemmen we ons aanbod op af. Frits heeft dat inzicht wel; hij was in zijn vorige pakket al gewend met calculaties te werken. Doordat hij er ook de tijd voor neemt, kan de implementatie snel gaan.' Van der Wal vult aan: 'In mijn beleving moet je ook voor verandering open wíllen staan. Ik wil juist gaan calculeren omdat ik weet dat het me veel tijd bespaart als de basis eenmaal goed is. Op termijn heb je er veel profijt van. Dat hoor ik ook van collega's.'
|
|
| Er zijn nog geen reacties. |
Tip de redactie
|
