Voor Bast Hoveniers geeft ketenintegratie 'gemak, rust en tijd'

ARTIKEL

BODEM & BODEMBIOLOGIE

Heidi Peters, dinsdag 2 april 2024

167 sec

'We hoeven niets meer over te typen en faalkosten zijn er amper meer'

In de afgelopen maanden hoorden we van Become-IT steeds vaker over ketenintegratie, waarbij het assortiment van leveranciers beschikbaar is in bedrijfssoftware Suite MKB. Zoiets blijft toch vaak wat abstract; wat houdt dat in, hoe werkt dat dan? Bast Hoveniers vroeg het zich niet af, maar ging er direct mee aan de slag: 'Het brengt gemak, rust en tijd.'

Henriko Bast en Anton Verlek

Bast Hoveniers uit Nunspeet werkt met tien mensen aan hoofdzakelijk particuliere tuinen in het wat hogere segment. Kijkend naar ureninzet, gaat zo'n 60 procent naar onderhoud en de rest naar aanleg van nieuwe tuinen. Het bedrijf is opgericht door Henk Bast. Zoon Henriko werkt eigenlijk al vanuit de schoolbanken mee. Een paar jaar geleden werd hij mede-eigenaar. Zijn jongere broer Reinoud werkt ook in het bedrijf. Bast Hoveniers kwam in 2019 in aanraking met Become-IT, de ontwikkelaar van Suite MKB. Henriko Bast vertelt: 'We groeiden in dat jaar en werkten vooral met Excel. Dat was niet meer te overzien. Het was duidelijk dat we moesten automatiseren. Het programma dat we destijds kozen, bleek voor ons niet te voldoen. In die tijd troffen we op De Groene Sector Vakbeurs Become-IT en in de stand stond een collega-hovenier die enthousiast vertelde over het programma Suite MKB.'

'We beginnen altijd met het organiseren van het primaire proces'

Vier uur tijd over op zaterdag

Dat gesprek leidde tot een kop koffie bij die collega op de zaak. Die liet Bast liet zien hoe Suite MKB werkt, wat je ermee kunt en hoe zij ermee omgaan. 'Dat wilden wij ook,' lacht de ondernemer. Zo gebeurde het dat Bast vanaf begin 2020 met Suite MKB werkt. 'We kozen gelijk voor meerdere modules, zoals "facturatie", "planning" en "urenregistratie", en dat bevalt ons goed. Voorheen was Reinoud op zaterdag urenlang bezig met het verwerken van bonnen. Nu nemen de medewerkers buiten deze bonnen op in het programma. Dus de eerste zaterdag dat hij aan de slag ging, was hij vier uren eerder klaar. Dat is al fantastisch. Het is ook prettig dat klanten zelf in hun klantenportaal gegevens kunnen aanpassen, zoals het adres of telefoonnummer.'
Kort daarna voegde Bast de module 'projecten' met termijnfacturatie toe, waarin ook meer mogelijkheden zitten voor nacalculatie. 'Het kan zo uitgebreid als je wilt, maar dat is niet altijd praktisch. We beginnen normaal gesproken met het organiseren van het primaire proces en de rest komt later,' legt Anton Verlek, teamleider verkoop bij Become-IT uit. 'Zo leer je het systeem goed kennen, krijg je voor jezelf overzicht en ervaar je hoe je met het goed inzetten van de modules tijd kunt besparen. In de loop der jaren breiden de ondernemers vaak hun modules uit.'

Bestellen vanuit de plantmodule

Bast: 'Sinds vorig jaar werken we ook met de plantmodule. Dat deden we toen nog niet direct met de bedoeling om deze te gebruiken voor inkoop. Deze plantlijsten zijn namelijk ook voor onze klanten erg prettig; wij selecteren de planten en deze komen met afbeelding én omschrijving in de offerte te staan. Wanneer de offerte een order wordt, staan alle planten al in Suite MKB; dat is erg handig. Sinds dit jaar gebruiken we de lijst ook voor inkoop. Dankzij de ketenintegratie staat het aanbod van plantenleveranciers in de bibliotheek van Suite MKB. Met deze bibliotheek is het ook mogelijk om de plantlijst digitaal te versturen naar de plantenleverancier, in ons geval VeluwePlant. Dat is ideaal; je houdt hierdoor echt tijd over. Je hoeft namelijk niets meer over te typen. Eenmaal ingevoerd, staat de lijst op de offerte, de bestelling, de order en de factuur. Dat is iets waar wij heel blij van worden.'

'De inkoop vanuit de plantenlijst werkt geweldig; het bespaart heel veel tijd'

Verlek: 'Dat is wat wij bedoelen met ketenintegratie. Plantenleveranciers werken veelal met WinTree, andere leveranciers gebruiken weer andere. Wanneer Bast Hoveniers een bestelling plaatst vanuit onze plantenmodule, dan staat deze direct in het eigen systeem van, in dit geval, VeluwePlant. Dat is prettig voor de hovenier en ook voor de leverancier.' De bibliotheek bevat naast het assortiment van plantenleveranciers ook assortimenten op het gebied van tuinmaterialen, meubilair, hout, stenen, meststoffen, verlichting enzovoort. Hierdoor kan een hovenier met steeds meer gemak een offerte vullen met producten en actuele prijzen. Informatie hierover staat op de website: https://bibliotheek.suite-mkb.nl.

Ontwikkelen vanuit samenwerking

Reinoud (l.) en Henriko Bast

De hovenierondernemer en het softwarebedrijf blijven zich zo beiden ontwikkelen en trekken hierin samen op. 'Wij gaan door met deze ontwikkelingen om de branche verder te helpen,' vat Verlek de boodschap samen. 'Hiervoor hebben wij elkaar nodig en daarom is de samenwerking en het onderling vertrouwen met zowel de hoveniers als de leveranciers van de hoveniers heel belangrijk.'
'De samenwerking met Suite MKB is erg prettig, We kunnen altijd bellen en worden dan vlot geholpen. Het is ook prettig dat zij nooit stilstaan en blijven ontwikkelen. Tegelijkertijd zijn de updates klein en niet ingrijpend voor ons als gebruiker. En deze uitbreiding met inkoop, de ketenintegratie, het werkt geweldig,' besluit Bast. 'Ik hoop dat onze stenenleverancier ook snel aansluit in de bibliotheek. Het scheelt ons veel tijd.'

REACTIES

Er zijn nog geen reacties.

download artikel

Tip de redactie