Snel en accuraat meerwerk registreren én factureren met nieuwe module

ARTIKEL

MARKT & ACTUEEL

Heidi Peters, woensdag 20 maart 2024

196 sec

Nieuwe VisionMobile-projectopnamemodule

Hoe vaak komt het niet voor dat gevraagd wordt om, naast het onderhoud, ook even de een of andere klus te klaren? Met prijsopgaaf, natuurlijk. Om deze vraag snel, efficiënt en kloppend te kunnen beantwoorden, ontwikkelde InfoGroen een nieuwe module: Projectopname. Stip Hoveniers ging ermee aan de slag.

Henriekus Stip breidde VisionMobile uit met de module Projectopname.

Henriekus Stip is samen met zijn ouders eigenaar van Stip Hoveniers in Elspeet. Hij stapte ongeveer 15 jaar geleden in het bedrijf. Zijn ouders zetten inmiddels enkele stappen terug. Henriekus Stip besloot om niet als vanzelfsprekend het softwarepakket van InfoGroen over te nemen waarvoor zij al in 1993 kozen
'Wij hebben regelmatig te maken met bedrijfsvoortzettingen binnen families', vertelt John Willemsen van InfoGroen, 'en het valt ons op dat ik de nieuwe generaties meer moet overtuigen dan hun vader of ouders. Zij kijken veel kritischer naar functionaliteiten en wat de mogelijkheden van onze software het bedrijf opleveren. Vaak worden er ook meerdere bedrijven uitgenodigd. Ik vind dat fijn, omdat een jonge ondernemer daardoor een heel bewuste keuze maakt.'

Kritisch kijken

'Bij ons brak dat moment een jaar of acht geleden aan, toen we wilden overgaan op VisionMobile óf een ander programma. Ook wij hebben enkele andere partijen uitgenodigd', vertelt Stip. 'Maar we kozen opnieuw voor InfoGroen. Eind 2021 hebben we vervolgens bewust de uitbreiding met VisionMobile aangeschaft, samen met de planning. InfoGroen heeft een compleet pakket, waar goed over is nagedacht. Er wordt niet klakkeloos toegevoegd waar een ondernemer om vraagt; er wordt eerst gekeken waar deze eventuele uitbreiding past, ook qua technologie. Dat vind ik een prettig idee. Wat ook meespeelde, is dat onze boekhouding naadloos in GroenVision was opgenomen en dat niet elke andere partij dat kon bieden. Kortom, je kijkt wat belangrijk is voor je bedrijfsvoering en continuïteit en dan neem je een besluit. Wij besloten met InfoGroen te blijven samenwerken.'

'Dankzij de module Projectopname van InfoGroen kunnen we foutloos en veel sneller handelen'

Bezoek je de website van Stip Hoveniers, dan is het eerste wat je ziet: 'Een beter klimaat begint in uw levende tuin.' Stip: 'Het zit wel in ons DNA om goed te zorgen voor de aarde en voor mensen. Mijn vader hield zich bezig met bewust omgaan met de bodem en bemesting. Sinds een jaar of tien leggen wij steeds meer de nadruk op de levende en dus duurzame tuin als geheel. Destijds waren wij een van de eerste partners van NL Greenlabel.'

Met de projectmodule wordt nieuw werk direct vastgelegd in VisionMobile.

Verantwoordelijkheid per team

Stips ouders werken nog in het bedrijf, vader fulltime en moeder acht uur per week. Buiten werken gemiddeld acht medewerkers. Stip Hoveniers doet onderhoud en aanleg van particuliere tuinen en werkt ook voor enkele vve's en bedrijven. Opdrachten voor de overheid komen ook voor, maar zijn heel specialistisch. Zo onderhoudt Stip het Openluchttheater in Ede, waarvoor ervaring met monumentaal groen belangrijk is.
De medewerkers buiten hebben toegang tot de GroenVision-app. Wie dat wil, heeft de app op de telefoon, en daarnaast is elke bedrijfsauto uitgerust met een tablet, waarop de VisionMobile-app is geïnstalleerd. 'De voorman van het team is ook verantwoordelijk voor de administratie van dat team', legt Stip uit. 'Zo kan de assistent wel zijn eigen planning en uren zien en zou hij ze ook kunnen boeken, maar de verantwoordelijkheid ligt bij de eerste man.'

Projectopname

VisionMobile is recentelijk uitgebreid met de module Projectopname. Naast urenregistratie, communicatie, digitale werkbonnen en planning is er nu ook de mogelijkheid om buiten projecten op te nemen. 'We zien dat Henriekus en vakvolwassen voormannen naast het reguliere onderhoud soms het verzoek krijgen om wat extra klussen te doen. Op dat moment kan ter plekke in de tuin de opname worden gedaan. Hoeveel werk het is, wat de afmetingen zijn, welke producten nodig zijn en in welke aantallen, dat kan allemaal ter plekke worden ingevoerd', legt Willemsen uit. 'Ook kunnen er foto's van de huidige situatie bijgevoegd worden. Deze informatie komt binnen op kantoor, waarna de offerte verstuurd kan worden. Hiermee hebben we weer een stukje van het werkproces gedigitaliseerd. Een bijkomend voordeel is dat de gegevens niet alleen in GroenVision zijn opgenomen, maar zelfs in de termen van de calculatie, bijvoorbeeld of het hoveniersuren of treeworker-uren zijn.'

'De registratie in de Projectopname is zodanig dat de facturatie ermee uit de voeten kan'

'Voor ons kwam deze module op het juiste moment', vertelt Stip. 'Wij zochten al lange tijd naar een nieuwe bedrijfsleider, maar dat lukte niet. Daarom hebben we de knoop doorgehakt en een van de medewerkers projectleider gemaakt. Deze opnamemodule is een mooie toevoeging, omdat hij ter plekke al de juiste gegevens kan opnemen. Mijn vader gebruikt de module overigens ook al. Hij was destijds ook degene die vond dat we met de planningsmodule aan de slag moesten en ik ben blij dat we dat hebben gedaan. Hierdoor kon mijn moeder direct een stapje terug doen. Wij gebruiken de projectopnamemodule ook voor grafonderhoud. Dat zijn allemaal kleine projectjes met een relatief grote administratieve last. Die last is nu kleiner en het proces korter: mijn vader registreert ter plekke wat er gebeurt, ik krijg die gegevens binnen en kan direct de offerte versturen vanuit GroenVision. Het systeem dwingt je om de juiste gegevens in te vullen, waardoor er minder foutkosten zijn. Het laat minder aan de eigen interpretatie over.'

John Willemsen

In- en extern

Stip heeft inmiddels ervaren dat de projectopnamemodule ook handig is voor andere toepassingen. Zo is de module gebruikt om de voorraad te inventariseren. 'Je kunt heel eenvoudig alle materialen toevoegen in een project. Daardoor is het ook voor de inkoop een gemakkelijke module. Kortom, het is een heel handige module, die we in- en extern kunnen inzetten.'
Willemsen legt uit: 'Wij blijven ontwikkelen, want ons werk is nooit klaar. Stap voor stap kunnen we steeds meer in het werkproces digitaliseren, waardoor er minder fouten gemaakt worden en er veel efficiënter gewerkt kan worden. Hierbij gaan wij altijd uit van het werk van de hovenier buiten. Dat is ons vertrekpunt bij alles wat we ontwikkelen.'

Met de projectmodule wordt nieuw werk direct vastgelegd in VisionMobile

REACTIES

Er zijn nog geen reacties.

download artikel

Tip de redactie