Alle informatie over projecten onder de knop op de smartphone

ARTIKEL

Karlijn Raats, donderdag 30 september 2021

265 sec

Mobiele urenregistratie is belangrijke stap voor hoveniers

Vision Mobile, de app voor mobiele urenregistratie van Infogroen Automatisering, is sinds anderhalf jaar op de markt. Vakblad De Hovenier vraagt twee gebruikers naar hun ervaringen.

Hovenier Patrick Degenkamp met de tablet met Vision Mobile, en een medewerker

Met de app wil Infogroen voor hoveniers een grote stap mogelijk maken. Commercieel directeur John Willemsen: 'Buitenmedewerkers ervaren urenregistratie als een last. Met Vision Mobile kunnen ze elke dag hun gewerkte uren boeken.' Daarnaast zijn uiteraard ook machine-uren, materialen en meerwerk direct in de app te verwerken. Ook is er een digitaal projectdossier beschikbaar, met daarin bijvoorbeeld tekeningen, werkinstructie, foto's en mails.

Functionaliteit

Onder het overzichtelijke knoppenmenu van Vision Mobile staan vijf iconen: Relaties, Planning, Project, Planten en Medewerker.
Onder de kop Relaties zijn alle klanten en de projecten zichtbaar. Onder de kop Project kan de voorman vijf functies openen: Dashboard, Boeken, Verslagen, Documenten en Oplevering. Willemsen: 'De voorman hoeft geen map met tekeningen en dergelijke meer mee te nemen naar de werklocatie. De voorman opent het digitale projectdossier op de tablet of telefoon en met één druk op de knop kan iedereen aan de slag.
In Documenten staan tekeningen, Klic-meldingen, foto's, boekingen, verslagen en een digitale handtekening voor bij de oplevering. De voorman kan dit ook al eerder inzien om zich voor te bereiden, mits de werkvoorbereider alles heeft klaargezet in de app. In Verslagen kan de voorman alle communicatieverslagen zien.' Alle communicatieverslagen worden digitaal geregistreerd. Het kantoor is ook in de app geïntegreerd en kan berichten direct doorzetten om actie te ondernemen.
In het Dashboard kan de voorman bijvoorbeeld het jaarurenmodel (gemaakt vanuit de cao) en het aantal verlofdagen zien. In het urenmodel kan de werkgever werk inboeken dat nog niet gedaan is. Hierdoor ontstaat een volledige aanwezigheidsadministratie.
Als er een projectplanning is gemaakt, kan de voorman deze in Planning inzien en direct gebruiken als onderlegger voor de urenregistratie. Met nog enkele kleine aanpassingen is het boeken klaar; bijna alles stond immers al digitaal vermeld.
In Vision Mobile kunnen autorisatierollen worden toegewezen, zoals die van projectleider, voorman en medewerker, zodat iedereen de informatie in beeld heeft die hij of zij nodig heeft.
Sinds afgelopen anderhalf jaar passen veel bedrijven de app succesvol toe in hun bedrijf. Willemsen: 'Hierdoor wordt er sneller en efficiënter gewerkt, geen meerwerk vergeten én hebben bedrijven meer grip op het projectresultaat.'

Over naar één nieuw systeem

Hoveniersbedrijf Patrick Degenkamp heeft de Vision Mobile-app geïnstalleerd en is bezig om deze te integreren in de bedrijfsvoering. Dat is wel een uitdaging, gezien de huidige drukte. De finetuning staat voor deze winter gepland. Karin en Patrick Degenkamp namen het bedrijf in 2014 over en begonnen in 2018 met automatiseren. Het bedrijf is groeiende, mede door de samenwerking met tuinarchitecten voor grotere tuinen.
'Vóór de automatisering tikten we de facturen nog in Word. Daarnaast werkte ik met allerlei verschillende systemen', vertelt Karin Degenkamp, die op kantoor werkt. 'Ik werkte per klant met aparte mapjes voor de facturen en had allerlei rekenmethoden voor de jaaruren en vrije dagen. De buitenmedewerkers schreven hun uren op een A4'tje en leverden dat aan het einde van de werkdag bij mij in. Natuurlijk werkt dit, maar als een bedrijf pakweg acht of meer medewerkers heeft, gaat het wringen. Wij werken in de zomer soms met tien man; dan is het onmogelijk om de oude manier van administreren vol te houden. Ik zou dan fouten maken en het is ook onhandig dat de systemen niet aan elkaar gekoppeld zijn.'

Karin Degenkamp: 'Met Vision Mobile kunnen we snel schakelen; dat scheelt veel tijd'

Zo kwam Hoveniersbedrijf Patrick Degenkamp uit bij Easy Vision. 'In Easy Vision zit een jaarurenmodel, ik kan er offertes en facturen mee maken en de boekhouding in doen, alles in één', aldus Karin Degenkamp. 'We zijn begonnen met het basismodel voor offertes en facturen; daarna hebben we de boekhouding eraan gekoppeld.'
De volgende stap was dat de medewerkers hun uren in de Vision Mobile-app gingen registreren. Daardoor hoeft er nu op kantoor alleen nog te worden gecontroleerd, geaccordeerd en doorgezet naar de facturatie. 'Alle bedrijfsonderdelen zijn aan elkaar gekoppeld; dat scheelt veel werk. Zo zijn de vakantiedagen gekoppeld aan de overuren. Medewerkers kunnen een actuele uitdraai krijgen en hebben direct inzichtelijk hoeveel vrije dagen ze nog hebben. Op 1 april maak ik uitdraaien voor de boekhouding en de administrateur; dat gaat heel eenvoudig. We zien nu snel hoe een project ervoor staat qua omzet en winst, doordat inkoop, verkoop, uren van de medewerkers en materialen duidelijk vermeld worden. Als je als hoveniersbedrijf steeds grotere projecten krijgt, zoals wij, is het prettig als je de marges in één oogopslag kunt zien.'

De calculatie is bij grotere projecten anders dan bij kleinere projecten, merkt Karin Degenkamp. 'Grotere projecten proberen we een beetje op te knippen', verklaart ze. 'In de offerte vermelden we werkpakketten, zoals tuin ontruimen, bestrating, beplanting, houtwerk. Onze medewerkers boeken hun uren binnen deze werkpakketten. Daardoor merken we het eerder als het ergens scheef gaat lopen. Tot slot kunnen de buitenmedewerkers als ik jaarprojecten inzien. Als we er bijvoorbeeld bij een jaarproject halverwege het jaar achter komen dat we al over de helft van het aantal uren zitten, moeten we met de opdrachtgever gaan praten om dit aan te passen.'

Ingericht op maat

Gert-Jan Combee is eigenaar van B&C Hoveniers. Dit bedrijf tekende al met Infogroen-software en gebruikt sinds 2020 EasyVision met Vision Mobile. Allereerst maakte Combee Easy Vision grotendeels leeg en richtte hij het opnieuw in met onderdelen die horen bij zijn eigen werkwijze. 'Easy Vision is heel uitgebreid. Dat is geweldig, maar Infogroen zou ook een versie kunnen maken die meer past bij de eenvoud van kleinere bedrijven. Ik baseer mijn offerte op een lijst met materialen en werkzaamheden die nodig zijn voor de aanleg van een tuin: grondwerk, beplanting, verharding, vlonders, berging. Ook werk ik met bepaalde functieomschrijvingen, waaraan verschillende uurtarieven zijn gekoppeld. Op basis daarvan heb ik zelf binnen Easy Vision ons eigen calculatieprogramma ingericht', vertelt Combee.

Voor deze inrichting op maat kreeg Combee hulp van Infogroen. 'Ik wist duidelijk wat ik wilde, maar ik ben geen computertechneut. Verschillende medewerkers van Infogroen hebben me daarmee geholpen. Het voordeel daarvan was dat ik input kreeg vanuit meerdere perspectieven, want de Infogroen-medewerkers hebben hun eigen specialiteit.'

B&C Hoveniers heeft Vision Mobile op iPads geïnstalleerd; in beide bedrijfswagens ligt er een. 'Mijn medewerkers bellen me niet meer met de vraag waar de klant ook alweer woont. Alle project- en klantinformatie staat in het systeem. Nu werk ik alleen nog met de urenregistratie en offertes in Vision Mobile, maar de planning komt daar binnenkort bij. Dat is handig, omdat wij veel vaste werkzaamheden hebben die steeds terugkomen. Van ons werk is 60 procent aanleg en 40 procent onderhoud. Het vaste werk is eenvoudig periodiek in te voeren in een jaarplanning, die iedereen via Vision Mobile kan inzien. Op basis van deze planning kunnen we onze uren efficiënter indelen.'

Uitdagingen

De medewerkers volgen de weekplanning die Karin en Patrick Degenkamp invullen via Vision Mobile. 'Wanneer we de puntjes op de i hebben gezet, kunnen de medewerkers in de planning hun gewerkte uren en gebruikte machines en materialen toevoegen.' Karin Degenkamp merkt dat het flink wat tijd kost om uitleg te geven aan de medewerkers. Als ze het opnieuw had mogen doen, had ze Infogroen gevraagd om langs te komen voor een toolboxmeeting. 'Ik dacht: ik doe dat zelf allemaal wel. Maar ik heb me daarop verkeken. Het programma is niet moeilijk; het is juist gebruiksvriendelijk. Maar je moet duidelijke uitleg geven om te zorgen dat de buitenmedewerkers het direct goed snappen. De medewerkers van Infogroen kunnen dat als geen ander. Wellicht kan Infogroen zo'n toolboxmeeting als optie opnemen in de offerte.'

Tijdwinst

Hoewel Vision Mobile nog niet voor 100 procent draait bij Hoveniersbedrijf Degenkamp, levert de app het bedrijf al flinke tijdwinst op. 'Het scheelt mij tien tot twintig uur per week', rekent Karin Degenkamp uit. 'Met Easy Vision en Vision Mobile kun je opschalen en groeien als bedrijf.'
Combee van B&C Hoveniers: 'Easy Vision en Vision Mobile geven mij rust en overzicht. De belangrijkste winst is dat je alle gegevens paraat hebt.'

REACTIES

Er zijn nog geen reacties.

download artikel

Tip de redactie