EasyVision: calculeren, offreren en factureren in een handomdraai |
|
|
|
|
 |
| 246 sec |
Hopman Tuinen en Hovenierbedrijf Simon zijn het eens: 'Dit programma geeft overzicht. En overzicht geeft rust.'
De meeste hoveniers zijn traditioneel en rekenen op kantoor alles apart uit. Dat zorgt voor veel ergernis; ze zijn liever buiten. EasyVision van softwareleverancier Infogroen is gemaakt voor kleine hoveniers en zzp'ers om eenvoudig te kunnen calculeren, offreren en factureren. Gebruikers van EasyVision zijn het eens: 'Hadden we er maar eerder voor gekozen.'
EasyVision bevat een database met honderden groene-werkomschrijvingen, zevenduizend planten en sjablonen voor offertes en facturen. EasyVision bestaat uit de modules Relaties, Werkzaamheden, Projecten, Documenten, Digitale facturatie en Kenmerken (van planten). Het verschilt per bedrijf welke modules een meerwaarde zijn voor de bedrijfsvoering.
Gebruikers
Anneke Hopman en haar man Mark Jan werken sinds 2004 samen in hun bedrijf Hopman Tuinen. Anneke ontwerpt en Mark Jans specialisme is (sier)bestraten. Ze hebben drie medewerkers, waarmee ze een allround hoveniersbedrijf vormen voor het midden- en hogere segment. Hopman Tuinen doet 99 procent van het werk op basis van offertes. Sinds kort werkt het bedrijf met de modules Offertes en Projectboekingen.
Simon Smit (32) is sinds 2007 hovenier en heeft drie werknemers. Hij werkt voornamelijk in Amsterdam en in de provincie Utrecht. Hij is zowel in de particuliere als de zakelijke markt actief en verzorgt aanleg en onderhoud van bijvoorbeeld tuinen voor woningbouwverenigingen en verzorgingsinstellingen. Smit gebruikt EasyVision om te offreren.
Tekst loopt verder onder de afbeelding
Mark Jan Hopman
Simon Smit
|
Offertes
Smit trapt af: 'Ik werk normaliter met Excel, maar merkte dat automatisering bij het maken van offertes handiger was. Ik zocht op internet en kwam terecht bij Infogroen. Ik kon als proefgebruiker aan de slag met EasyVision. Dit beviel meteen goed.'
Ook Hopman Hoveniers deed voorheen alle bedrijfsvoering met Excel en hing daar allerlei normen en werkzaamheden aan. Anneke Hopman lacht: 'Ik was best goed met Excel. Maar ik had losse sheets voor meerwerk, materialen, machines, gemaakte uren, voor offertes en facturen. Ik was alles tien keer aan het invullen. In december 2018 hebben we EasyVision aangeschaft. In de wintermaanden hebben we ermee leren werken. Per januari zijn we er direct alle offertes in gaan doen. Inmiddels hebben we zo'n honderd offertes met het programma gemaakt. Als ik nu een offerte maak voor het aanleggen van een voortuin en oprit, denk ik weleens: ik heb eerder een project gedaan dat daarop leek. Dan kan ik die projectgegevens makkelijk kopiëren. De materiaalgegevens moet je misschien aanpassen, maar de werkzaamheden, dus de normen, zijn gelijk. Als de nacalculatie bij het vorige project goed klopte, kan ik ook die calculatiegegevens opnieuw gebruiken. Ik pas dan alleen nog de aantallen aan voor het huidige project.'
|
|
'Ik was de uren drie keer aan het invoeren! Dat gebeurt nu nog maar één keer'
| |
|
Projectboekingen
In april schafte Hopman Hoveniers de projectboekingenmodule aan. 'Voorheen maakten we de urenboeking op projectbasis. De uren van de medewerkers namen we apart mee. Mark Jan vulde elke dag de uren in het Excel-urenmodel in. Er was ook een blad voor alle jaarurenberekeningen. Hij was drie keer uren aan het invoeren! Nu hoeft dat nog maar eenmaal; die uren komen dan overal in terug. Als je aan het einde van de dag binnen projectboekingen op een bepaald project bijvoorbeeld vier uren boekt, zie je in één oogopslag dat je voor dit project eigenlijk zes uur had geboekt en dat je dus twee uur over hebt om in te zetten voor dat werk. Soms ben je eerder klaar. Nu zie je direct of een project lonend was of dat we de volgende keer ruimer moeten calculeren. We kunnen de normen in de werkpakketten hier direct aan aanpassen voor de toekomst. Dit overzicht geeft een hoop rust.'
|
|
'Hoveniers zijn vaak niet zo goed in tekstschrijven. EasyVision omschrijft alles netjes en duidelijk'
| |
|
De helft sneller
Met Excel-sheets valt ook eenvoudig te kopiëren. Wat is het voordeel van de EasyVision-modules die Hopman Tuinen gebruikt? Hopman: 'Alle gegevens komen terecht in één database. Je zet de gegevens eenmalig onder je relatie. Vandaaruit kun je er eenvoudig mee nacalculeren, facturen maken, urenboekingen invullen. We hebben nu een totaalplaatje. Als je in het programma werkt, kun je eenvoudig schakelen en aanpassingen doen. Bij Excel doe je dat meestal pas achteraf. Al met al scheelt EasyVision heel veel tijd en extra handelingen. Het geeft veel meer overzicht; je ziet waar je staat en waar je mee bezig bent. Alle data in één systeem, dat scheelt alles bij elkaar veel tijd en extra handelingen. Hadden we er maar eerder voor gekozen.'
Daar is Smit het mee eens: 'Voor een werk van een dag ben je een half uur met de offerte bezig, maar voor een werk van twee maanden zit je al gauw een dag achter je bureau. Hoveniers zijn vaak niet zo goed in tekstschrijven. Het duurt bij mij althans eeuwen voordat ik iets duidelijk op papier heb staan. Maar de Offerte-module biedt veel goede omschrijvingen. Het programma geeft inzicht in kostprijzen, commerciële prijzen, inhuur en uitbesteed werk, informatie over marges, uren per vierkante meter en prijs per vierkante meter. Het geeft niet alleen direct aan wat straatwerk kost, bijvoorbeeld wat de prijs is van een tegel van 30 bij 30, maar ook hoeveel tijd het kost om een boom te planten. Deze gegevens kun je natuurlijk handmatig aanpassen, omdat de ene boomaanplant de andere niet is. De werkbeschrijvende offertes zijn standaard, maar kunnen handmatig worden aangepast en aangevuld met foto's en afbeeldingen. Ik ben nu de helft sneller dan voorheen als ik mijn offertes maak.'
|
|
'EasyVision is als een jas die steeds beter gaat zitten'
| |
|
 | | Module Projecten |
|
|
Wellicht mobiele versie in de toekomst
Hopman Tuinen denkt na over de aanschaf van de app Mobile Vision. 'Het zou handig zijn als de medewerkers hun uren kunnen invullen via een tablet. Nu onthoudt Mark Jan elke dag wat de jongens allemaal gedaan hebben. Dat is niet lastig om bij te houden bij één of twee aanlegwerken. Maar Mark Jan schrijft alles op in zijn agenda; het is handiger als dit proces digitaal wordt.' Hoewel haar man nog niet mobiel werkt, kan Anneke zelf wel overal in het systeem inloggen. Er worden ook automatisch back-ups gemaakt op een server van Infogroen.
Hopman moest er wel serieus voor gaan zitten om het programma onder de knie te krijgen. 'Het is hetzelfde als met leren autorijden: je moet uren maken om het onder de knie te krijgen. EasyVision is als een jas die steeds beter gaat zitten, naarmate je in het programma steeds meer je eigen instellingen, normen en werkpakketten aanpast.'
Vraaggericht
Wat Smit aanspreekt aan Infogroen, is dat het bedrijf kijkt naar wat de klant nodig heeft en vraaggericht opereert. 'Vooralsnog heb ik niet meer nodig dan deze module. Dat is geen enkel probleem bij Infogroen. De servicedesk helpt me net zo snel en adequaat als andere klanten. Onlangs is het btw-tarief voor planten van zes naar negen procent verhoogd. Ik mailde Infogroen om ondersteunende informatie en kreeg binnen een dag antwoord met uitgebreide uitleg.'
Ook Hopman vindt de begeleiding van Infogroen heel goed. 'We plannen eenmaal in de zoveel tijd een afspraak in, waarbij Infogroen mij op afstand zaken toelicht en voordoet. Tot nu toe maakten we elke maand een afspraak, maar als ik tussendoor vragen heb, hoef ik maar te mailen en dan spreken we tussendoor af. Ik zorg dan dat ik een lijstje met vragen heb; die behandelen we dan. Op deze manier was ik snel thuis in het programma. Laatst kregen we de nieuwe prijslijsten van producent, importeur en leverancier Tuinvisie. Die heb ik samen met de servicedeskmedewerker ingevoerd in EasyVision. Nu is alles weer up to date.'
|
|
| Er zijn nog geen reacties. |
Tip de redactie
|
