Robbert de Boer: 'Automatisering begint bij de medewerker in de tuin' |
|
|
|
|
 |
| 239 sec |
Goede en stabiele software levert veel tijdwinst op
Eigenaar Robbert de Boer ontwikkelde samen met softwareontwikkelaar Rob van den Hoogenband software voor de kleine hovenier (1-15 medewerkers): Timin' Systems. Zelf bestierde De Boer van 1990 tot 2014 een hoveniersbedrijf met twee tot acht medewerkers, tot het moment dat hij zijn software lanceerde, die met circa 80 klanten zeer goed loopt. Ook één van twee 'meesterhoveniers' in Nederland, Teun van der Meijden, is gebruiker en een groot fan.
 |
De software is verkrijgbaar in een beheerversie, een medewerkersversie en een mobiele versie. Binnen deze versies werkt Timin' Systems met tegels, onder andere de urenbrieftegel, de medewerkerstegel, de factuurtegel, de offertetegel en de klantentegel. Het team van Timin' Systems levert een Nas-server met een database en installeert Timin' Systems op de pc. Het team geeft een maand lang opstartondersteuning en optioneel ondersteuning gedurende het hele jaar.
De Boer: 'Als je een eenmanszaak hebt, is een medewerkersversie niet nodig. Je kunt dan toe met een beheerversie, want je hoeft alleen 's avonds je eigen urenbriefje in te vullen. De beheerversie kun je natuurlijk uitbreiden met de mobiele versie en/of de medewerkersversie.' De kleine hovenier met medewerkers heeft in elk geval een medewerkersversie nodig. Met de mobiele versie kunnen de medewerkers onderweg eenvoudig hun urenbriefje invullen op een tablet en ook de gebruikte machines, materialen en werkzaamheden laten invullen.
|
|
Een van de twee 'meesterhoveniers' die Nederland rijk is, is een groot fan Timin' Systems
| |
|
Digitaal urenbriefje
Het Timin'-registratiesysteem is met name groots door het 'digitale urenbriefje'. De Boer: 'Als je enkele medewerkers hebt, kun je met Timin' Systems al snel veel tijd besparen. Normaal gesproken zit je als hovenier met pakweg vijf medewerkers elke zondag urenbriefjes te ontcijferen voordat je ze overtikt in je computer, en dan moet je daarbovenop ook nog eens facturen maken. Daar ben je dan een halve dag mee bezig. Bij het mobiele registratiesysteem van Timin' vullen medewerkers tijdens het werk alle gegevens in, zoals de klant, het project, de uren, de machines en de materialen. Als de gegevens op de tablet zijn opgeslagen, synchroniseer je de tablet met je Nas-server. Op de pc kun je op elk moment in vijf tot tien minuten controleren of alle gegevens kloppen. Vervolgens kun je met de ingevoerde gegevens met drie klikken een factuur opstellen. Dit scheelt enorm veel administratietijd. Vooral voor hoveniers die zelf buiten meewerken, is deze tijd zeer kostbaar. Met onze software begint automatisering al in de tuin bij de medewerkers, in plaats van pas op kantoor.'
Vanaf elke plaats bereikbaar
De software is zowel on- als offline bereikbaar. Voordelen van de offline versie zijn de eenmalige investering en de hoge stabiliteit. De Boer: 'We hebben een optie om de eigen Nas-server vanaf elke plaats via een internetverbinding bereikbaar te maken. Werken via Timin' Online is ook een mogelijkheid. Dan staat het hele systeem in de cloud. Je kunt dan zelf een app installeren op iedere pc, laptop of tablet, waarna je direct met Timin' systems aan de slag kunt. Daaraan zijn wel maandelijkse kosten verbonden, maar geen licentiekosten. Een online gepersonaliseerde Timin'-versie met eigen logo en briefpapier is mogelijk tegen licentiekosten.'
Tekst loopt verder onder de afbeelding
 | | Links Rob van den Hoogenband, Timin' Systems-partner, en Robbert de Boer |
|
|
Facturen
Met het systeem kun je zowel projectfacturen maken als termijnfacturen. Bij die laatste facturen kun je eenvoudig de totale aanneemsom splitsen in een zelf te bepalen aantal termijnfacturen. Als de hovenier regiewerk of meerwerk verricht, waarbij de totale prijs niet vooraf vaststaat, kan hij of zij met Timin' Systems met drie klikken een projectfactuur maken.
Offertes
Met de offertetegel kunnen zeer complete en representatieve offertes gemaakt worden. Je kunt zelf alle offerte-onderdelen aanmaken. Binnen de onderdelen kunnen teksten en foto's toegevoegd worden en opgeslagen in de bibliotheek. Tijdens het maken van de offerte is alles nog aanpasbaar. Onder de offertetegel vallen onder andere de tegels materialen, machines en werkzaamheden. Daarmee kan een calculatie worden gemaakt.
De Boer: 'Met een offerte-instellingtegel bepaal je hoe jij je offerte presenteert aan de klant. Wil je alleen het eindbedrag tonen, of wil je alle uren, tarieven, hoeveelheden, prijzen, machines etc. laten zien? Bijna alle combinaties zijn mogelijk. Een gemiddelde offerte van vier tot vijf onderdelen maak je binnen een half uur. En zowel de facturen als de offertes zijn gepersonaliseerd. Wij vinden dat de gebruiker in Timin' Systems zijn eigen teksten en stijl moet kunnen toepassen. Zo creëer je tijdens het maken van offertes in de loop van de tijd je eigen tekst- en fotobibliotheek, vanwaaruit je steeds kunt blijven putten.'
|
|
'Jij bent de baas over het systeem, het systeem niet over jou'
| |
|
Groot gebruiksgemak
Het vakblad test het softwaresysteem. Het is heel eenvoudig, ook voor een leek zonder verstand van software. Timin' Systems mag dan simpel ogen, er zit verrassend veel in. 'Overbodige zaken, waardoor je in andere systemen vaak moet doorklikken of in nieuwe tabbladen werken, ontbreken. Alles wat hoveniers nodig hebben om hun bedrijfsvoering efficiënt te laten verlopen, is aanwezig.'
Tekst loopt verder onder de afbeelding
 | | Teun van der Meijden, 'meesterhovenier' |
|
|
Meesterhovenier is fan
Meesterhovenier Teun van der Meijden van Blommeij groenprojecten gebruikt het Timin'-registratiesysteem nu vier jaar. Hij had eerst een beheersysteem dat via de cloud liep, maar toen het bedrijf ter ziele ging, was hij alle gegevens in één klap kwijt. 'Dit systeem is perfect. Net zo gebruiksvriendelijk als mijn vorige beheersysteem, maar dan niet webbased. Niemand kan er dus in, alleen wijzelf. We hebben vier bedrijfsbussen en in elke bus ligt een tablet. Mijn medewerkers vullen elke dag netjes alle gegevens in en sturen die naar mij door. De projectgegevens en uren zijn eenvoudig in te vullen en de toetsen zijn ook lekker groot, dus iedere hovenier met forse vingers kan die eenvoudig aanklikken. 's Avonds loop ik even alle uren na en wanneer ik een factuur maak, ben ik in drie minuten klaar. Voorheen was ik werkelijk zes uur bezig voordat ik alle urenbriefjes had ingeklopt, alle gegevens voor de klant op een rij had gezet en de factuur kon verzenden. Timin' maakt direct een pdf van de factuur, die ik kan versturen naar de klant. Aan de voorkant betaal je voor het beheersysteem, maar eigenlijk is dat een laag bedrag vanwege de gigantische tijdwinst die je maakt.'
De uitgebreide opties mist Van der Meijden helemaal niet. 'Wij werken veelal voor architecten en ontwerpers. Zij hebben hun eigen manier van omschrijven en bovendien hebben ze de specificaties al kant-en-klaar. Iedereen heeft zijn eigen manier van specificeren; het heeft dus geen zin om dit te standaardiseren in een softwareprogramma. Wij hebben de producten en prijzen die we altijd toepassen gestandaardiseerd in ons Timin'-systeem. Als een medewerker een ander product gebruikt dan vooraf besproken, bijvoorbeeld een keramische tegel in plaats van een betontegel, dan voert hij dit handmatig in, inclusief de afmetingen. Er verschijnt dan geen prijs achter dit product wanneer ze mij de projectgegevens doorsturen. Dan weet ik dat ik de prijs daarvan zelf moet opzoeken.'
Van der Meijden heeft het Timin'-systeem al lang terugverdiend. 'Al na het eerste jaar', lacht hij. 'Tablets hebben tegenwoordig veel geheugen. Alles wat er binnen je bedrijf speelt, heb je bij de hand en blijft binnen het systeem. Het is dus totaal niet privacygevoelig. De softwareontwikkelaar is momenteel ook bezig met het ontwikkelen van een koppeling van de pdf-facturen met de boekhouding. Dan is de cirkel helemaal rond.'
|
|
| Er zijn nog geen reacties. |
Tip de redactie
|
