'De software moet ten dienste staan van de organisatie'

ARTIKEL

Linde Kruese, donderdag 18 april 2019

670 sec

Drie Achterhoekse hoveniersbedrijven over geïntegreerde bedrijfssoftware van Infogroen

Hoveniers en automatisering. De twee gaan steeds meer hand in hand. Op het gebied van machines, maar zeker ook op het gebied van software. Want of je nu zzp'er bent of een groot hoveniersbedrijf hebt, de bedrijfssoftware op orde hebben is minstens zo belangrijk als het afleveren van kwaliteitswerk. We gingen op bezoek bij drie bedrijven in de Achterhoek die van dezelfde software gebruikmaken, namelijk Groenvision van Infogroen. De software is speciaal ontworpen voor hoveniers en groenvoorzieners. Waarvoor gebruiken de Achterhoekse hoveniers de software? En hoe zien ze de toekomst?

De woning van Arnold Arends, gelegen naast het hoveniersbedrijf

De Groenmakers is een Doetinchems bedrijf dat onderhoud pleegt in grootgroen en op sportvelden. Het bedrijf heeft 150 natuurvelden in onderhoud en 50 kunstgrasvelden. Daarnaast is het bedrijf recentelijk gestart met het onderhoud van golfclub Borghees, net over de grens in Duitsland. Maar De Groenmakers doet veel meer dan alleen onderhoud. Directeur en mede-eigenaar Jan van Ulst legt uit hoe De Groenmakers zich inzet voor een inclusieve arbeidsmarkt. 'De Groenmakers is een social enterprise met als doel om duurzame werkgelegenheid te creëren in een commerciële omgeving voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Geld is voor ons een middel en geen doel op zich. Wij streven naar een gezonde bedrijfsvoering.' De Groenmakers is opgericht vanuit de sociale dienst Laborijn. In 2012 nam De Groenmakers de groenploeg van Wedeo (de rechtsvoorganger van Laborijn) over, die op dat moment bestond uit 35 medewerkers. Ondertussen zijn dat er 80 geworden; in het hoofdseizoen komt dat aantal, inclusief ingehuurde krachten, op 100.

Zelf in de hand

Naast het beheer van openbare ruimte en sportvelden heeft De Groenmakers de afdeling 'De Tuinman van de Groenmakers'. Deze groep tuinmannen is er voor de aanleg en het onderhoud van tuinen in de business-to-businessmarkt. Ze werken voor wooncorporaties, zorginstellingen, onderwijsinstellingen, individuele bedrijven et cetera. 'Bij 30 tot 40 procent van alle projecten leggen we nieuw groen aan; bij de rest van de projecten draait het om onderhoud. Voor de ontwikkeling van nieuwe buitenruimte hebben we ontwerpers in dienst. We hebben het hele proces van ontwerp tot aanleg zelf in de hand. We verzorgen ook de communicatie over projecten met bijvoorbeeld bewoners', legt Van Ulst uit.

Interne scholing

Bij de keuze van de naam De Tuinman van de Groenmakers is bewust het woord hovenier niet gebruikt. Een tuinman is immers iets anders dan een hovenier. Van Ulst: 'De tuinmannen werken in teams waarin altijd een persoon zit met mbo niveau 4, die kennis van zaken heeft en de andere teamleden stimuleert, enthousiasmeert en de kwaliteit bewaakt.' Via een intern scholingsprogramma leren de tuinmannen de kneepjes van het vak. 'Dat programma heet Talentmakers van de Groenmakers. Het is een school in het bedrijf waarin mensen direct aan het werk gaan als leerling-gezel. Ze leren het vak dus in de praktijd van een echte vakman. Daarnaast krijgen ze les in vakken als Nederlands en rekenen. Na het voltooien van de opleiding krijgen de deelnemers een entreebewijs.'

'Onze weknemers hebben vaak meer in hun mars dan je zou denken'

Geen subsidie meer

In het verleden volgden jaarlijks vijf mensen de opleiding, maar in het seizoen 2018/2019 was er voor het eerst geen klas. 'De opleiding werd gefinancierd vanuit het regionale sectorplan, maar die subsidie krijgen we niet meer. We moeten dus op zoek naar nieuwe middelen om weer met een klas te kunnen starten', legt Van Ulst uit. Dit soort investeringen in mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt is nog altijd van belang, volgens Van Ulst. 'De mensen die bij ons werken, hebben een beperkt denkraam of een handicap. We werken samen met Laborijn en het werkgeversservicepunt om deze mensen aan te nemen en om uiteindelijk in Nederland 100.000 mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te krijgen. Bij hoveniers is de motivatie om dat aantal te halen er nog niet altijd. Dat is jammer, want onze werknemers hebben vaak meer in hun mars dan je zou denken.'

Wennink wordt Wenninkhof

Het oudste bedrijf in het rijtje is Wenninkhof Hoveniers en Groencentrum. In 1992 kwam het bedrijf officieel van de grond, maar de weg daarnaartoe begon al veel eerder. Jan Bent, eigenaar van Wenninkhof, kocht in 1986 een kleine boerderij in Meddo, bij Winterswijk. Hij werkte nog in loondienst als hoofd uitvoerder bij een sw-bedrijf toen hij startte met de verkoop van planten. In 1991 hakte hij de knoop door. Hij nam ontslag, schreef een ondernemersplan voor zijn bedrijf en begon voor zichzelf, met de kleine boerderij als uitvalsbasis. Bent: 'Het was geen gemakkelijke keuze om mijn baan op te zeggen. Ik had het daar goed en dat gooi je niet zomaar weg. Maar het was niet meer te combineren met de verkoop. Toen we de boerderij kochten, heette deze Wennink, vandaar dat we het bedrijf Wenninkhof hebben genoemd. Er zijn negen hoveniers in dienst en er zitten drie mensen op kantoor. Daarnaast hebben we in 2005 het groencentrum flink uitgebreid, hebben we een vollegrondskwekerij en verkopen we sinds 2015 ook planten in Duitsland.' Wenninkhof is een echt familiebedrijf; ook Bents vrouw en kinderen zijn er werkzaam.

De tijd nemen

In het groencentrum verkoopt Bent een breed assortiment aan tuinplanten en accessoires voor in de tuin. 'De toegevoegde waarde van Wenninkhof is advisering. We nemen de tijd om klanten te adviseren en planten te zoeken die passen bij de tuin en de grond. Dat hebben we recentelijk nog gedaan tijdens de Open Tuindagen op 23 en 24 maart. Mensen konden op die dagen tuinadviesgesprekken van een half uur aanvragen bij de hoveniers. We hebben de mensen gevraagd om het gesprek voor te bereiden, omdat een half uur niet lang is. Veel mensen kwamen langs met foto's van hun tuin om advies in te winnen over een ontwerp', aldus Bent. Mensen stelden ook vragen over beplanting, problemen met plagen of een praktisch probleem als een gazon dat niet wil groeien.

Tekst loopt verder onder de afbeelding

Jan Bent van Wenninkhof

Stoeptegel eruit, plant erin

Tijdens de Open Tuindagen was er nog veel meer te doen bij Wenninkhof. Er waren 22 standhouders die van alles lieten zien. Bent: 'Er waren onder anderen hobbyisten, leveranciers van bouwmaterialen en tuinmachines, er was een tuinmeubelzaak en de Nederlandse Bonsai Vereniging stond er. Nieuw was dit jaar de omruilactie Stoeptegel eruit, plant erin. Mensen konden een tuintegel inleveren en kregen daar een heester en een vaste plant voor terug. Zo laten we zien hoe belangrijk we biodiversiteit vinden.' In het kader van de biodiversiteit heeft Bent vorig jaar de hotspot biodiversiteit opgezet in Kotten bij Winterswijk. Binnen het thema groen en biodiversiteit is het de bedoeling om vanuit de Duitse grensstreek een 'lint' naar Almere te maken, dat in Kotten begint bij De Stegge, praktijkschool voor duurzaamheid. Samen met Gea Boessenkool plaatste Jan Bent in juni 2018 bij de school een bloembak met beplanting die bijen en vlinders aantrekt. Volgens Jan is het daar met de biodiversiteit nu prima gesteld.

'We vullen een bloempot, kleden een hectare grond aan en doen alles daartussenin'

'Dat kan ik zelf ook wel'

Hoveniersbedrijf Gebr. Arends in Wichmond ontstond in 1989, toen de broers Jan en Arnold Arends, tot dan toe in loondienst, dachten: 'Dat kan ik zelf ook wel.' Arnold heeft een hoveniersopleiding gedaan en houdt zich bezig met de beplanting, Jan doet de administratie en is verantwoordelijk voor de aanleg van tuinen. Gebr. Arends is een hoveniersbedrijf dat alleen voor particulieren werkt. Arnold: 'We nemen allerlei soorten klussen aan, van groot tot klein. We vullen een bloempot, kleden een hectare grond helemaal aan en alles daartussenin.' Volgens Arnold zijn vooral de kleine projecten heel belangrijk. 'De kleine klussen hebben ons zeven jaar geleden door de recessie heen geholpen, omdat die veel minder vaak wegvielen dan de grote klussen. Daardoor hoefden we geen werknemers te ontslaan. Soms verzorgen we in de tuin alleen de beplanting; we hoeven niet direct de hele tuin aan te pakken. Onze hoveniers houden altijd hun ogen open bij een klus. Als zij zien dat iets anders in de tuin ook onze aandacht verdient, bel ik de klant om te vragen of we dat ook moeten oppakken. Dat levert extra werkzaamheden op.'

Dode planten vergoeden

In het bedrijf werken nu in totaal achttien mensen. Eén van die werknemers is Lenneke, de dochter van Arnold. Lenneke: 'Ik maak de digitale ontwerpen. Arnold gaat naar afspraken met de klant, meet de tuin in en maakt schetsen. Vervolgens maak ik die schetsen op de computer, inclusief het huis en alle andere voorwerpen en planten die in de tuin moeten blijven staan. Arnold maakt op de schets een ontwerp met potlood; dit ontwerp wordt door mijn collega Sander of mij digitaal uitgetekend. Sander en ik maken ook begrotingen bij de ontwerpen. Sander maakt de beplantingsplannen en bespreekt de wensen met de klant. Wanneer wij akkoord hebben, kan de tuin aangelegd worden en de beplanting besteld worden.' Arnold: 'Een half jaar na aanleg gaan we inboeten. We checken alle planten en de beplanting die dood is, vergoeden we. Het gebeurt weleens dat planten te weinig water krijgen of dat mensen ze raken tijdens het schoffelen. Toch geven we dan garantie, omdat we dat stukje service belangrijk vinden. We zijn daardoor niet de goedkoopste hovenier, maar we doen er ook veel meer voor. Sommige klanten hebben dat besef helaas niet.'

Tekst loopt verder onder de afbeelding

Lenneke, Arnold, Sander en Jan van Gebr. Arends

Onderhoudsvrije tuin mét beplanting

Gebr. Arends ziet advisering als zo'n extra service, zeker met de klimaatverandering in het achterhoofd. Arnold: 'We adviseren wat mooi staat in de tuin en wat past bij het huis, maar ook wat verantwoord is. Mensen veranderen, ze willen een steeds makkelijkere tuin. Toch adviseren we om zo min mogelijk tegels te leggen. De truc is om een onderhoudsvrije tuin te ontwerpen en tegelijkertijd toch met beplanting te werken.' Klimaatverandering speelt niet alleen een rol bij het adviseren, ook in de planning zorgt het voor uitdagingen. Lenneke: 'We hebben dit jaar geen winterstop gehad, terwijl we normaal gesproken in januari en februari de tijd hebben om zaken bij te werken. Ik ben nu ook bezig met de organisatie van de open tuindagen die op 21 en 22 september zullen plaatsvinden. De laatste editie was vier jaar geleden; toen waren er zo'n 4500 bezoekers. We laten showtuinen zien en er komen verschillende standhouders.'

Personeel niet te krijgen

De groei van het bedrijf is sinds de oprichting heel geleidelijk gegaan. Arnold: 'We hebben zestien hoveniers in dienst. We willen er graag twee krachten bij, maar die zijn niet te krijgen. We werken in meerdere teams op het gebied van aanleg en onderhoud, dus soms moet een aantal mensen schakelen van team. Op die manier vangen we het tekort op. We hebben wel veel nieuwe aanwas gehad via stagiairs. Op dit moment zijn er drie jongens in dienst die na hun stage zijn gebleven.' Arnold vindt dat een fijne manier om nieuwe werknemers te werven. 'Jonge hoveniers kunnen we nog "kneden".'

Groenvision

De drie bedrijven maken al geruime tijd gebruik van Groenvision, allemaal op hun eigen manier. Zo is Jan Bent van Wenninkhof enthousiast aan de slag gegaan met alles wat de software te bieden heeft. Arnold Arends wil het gebruik geleidelijk uitbreiden en ook Jan van Ulst ziet Groenvision als middel om het bedrijf te laten groeien. De Groenmakers maakt sinds de oprichting in 2012 gebruik van de software. Jan van Ulst: 'We doen er bijna alles mee: we hebben het relatiepakket, houden projecten bij en doen de administratie, de planning en het hrm. Er zijn vier mensen fulltime in dienst die alleen maar in Groenvision werken, waaronder een calculator en een werkvoorbereider.' Het systeem werkt volgens Van Ulst zo dat het makkelijker wordt naarmate er meer data in staan. 'Een nieuwe relatie toevoegen komt bij ons niet meer vaak voor, omdat we ons klantenbestand altijd in Groenvision hebben opgebouwd. Het enige wat we goed moeten bijhouden, zijn de contactpersonen als iemand van functie wisselt.'

Tekst loopt verder onder de afbeelding

Jan van Ulst van De Groenmakers

Soepele urenregistratie

Een aantal functies van Groenvision heeft De Groenmakers nog niet helemaal omarmd. 'We zijn nog niet zover dat de tuinmannen met tablets op pad gaan. Ze vullen hun uren nog in op papieren bonnen, omdat sommigen van hen moeite hebben met lezen en schrijven. We hebben een systeem bedacht om de urenregistratie soepel te laten verlopen. Iedereen is verantwoordelijk voor zijn eigen uren, maar er is iemand die de medewerkers helpt bij het invullen. Vervolgens gaan de bonnen naar de projectleider, die ze controleert op juistheid.' De Groenmakers maakt ook geen gebruik van het ontwerpprogramma Helixcad, ook van Infogroen. Dat komt doordat er niet zoveel wordt ontworpen dat het rendabel is om met het programma te werken. De ontwerpers van De Groenmakers maken schetsen die vervolgens door een andere partij in 3D worden uitgewerkt.

Miskoop

Jan Bent van Wenninkhof is een fervent gebruiker van Groenvision. Hij begon met de software in 2001, nadat hij een aantal jaar gebruik had gemaakt van software waarover hij niet zo tevreden was. 'In 1998 heb ik TSD aangeschaft, vergelijkbaar met Groenvision. Dat was een beetje een miskoop: de software was leeg en ik wist niet welke gegevens ik waar moest invullen. Ik ben een paar keer bij TSD geweest; toch lukte het me maar niet. Op een beurs kwam ik toen Infogroen tegen. Ik werd enthousiast door hun verhaal, omdat het om een duidelijk raamwerk gaat dat je alleen nog hoeft in te vullen. Ze hebben een demo gedaan en toen ben ik overgestapt.'

Hij zei dat hij er alles aan zou doen om het systeem binnen een maand werkend te krijgen'

Werkend binnen een maand

Wenninkhof gebruikt Groenvision voor de relaties, verslaglegging, het plantenprogramma, de calculatie, planvision en mobiele urenregistratie. Om dat laatste goed op gang te krijgen, is Bent wel een tijdje bezig geweest. 'We hebben deze module genomen omdat de hoveniers dan op afstand kunnen inloggen op de server en om mij te ontlasten. Het duurde een jaar voordat we de gegevens konden doorzetten. Toen het na een jaar nog niet wilde lukken, sprak ik John Willemsen van Infogroen op Plantarium. Hij zei dat hij er alles aan zou doen om het systeem binnen een maand helemaal werkend te krijgen. Dat is gelukt; nu hebben we alles goed op de rit. Als alles goed loopt en je calculeert goed na, kun je gemakkelijk zien of er wat verdiend is met een project.' Bent heeft een tablet die hij gebruikt als hij bij klanten op locatie is. 'Ik kan dan gespreksnotities maken en deze direct doorsturen naar mijn Outlook-agenda, bijvoorbeeld om een afspraak in te plannen.'

Steeds meer uit de software halen

Arnold van Gebr. Arends werkt al zolang hij zich kan herinneren met Groenvision. 'Al toen het programma zelf nog Infogroen heette.' Volgens Arnold verliep het opstarten moeizaam, maar het wordt steeds makkelijker. 'We hadden iemand in dienst die heel kundig was, maar die is vorig jaar uit dienst gegaan. Die rol hebben Lenneke en Sander nu samen opgepakt.' Lenneke: 'We proberen steeds meer uit de software te halen. Theo (medewerker van Infogroen, red.) helpt ons daarbij. Hij komt eens in de zoveel tijd langs om vragen te beantwoorden en om ons nieuwe dingen te vertellen. Zo maken we nu gebruik van Helixcad, het ontwerpprogramma dat gekoppeld is aan Groenvision. Eerst moesten we alle gegevens dubbel invoeren; dat is nu samengevoegd, wat veel tijd en moeite scheelt.' Gebr. Arends heeft een eigen lay-out binnen Groenvision en een eigen eisenpakket. Lenneke: 'We wilden bijvoorbeeld dat alle plantensoorten op de bestellijst bij elkaar kwamen te staan zodat het geen ellenlange lijst is. Groenvision zorgt voor automatisering, structuur en planning. Dat is goed voor ons bedrijf.'

Tekst loopt verder onder de afbeelding

De privétuin van Arnold Arends

Bonnen met detailtekeningen

Gebr. Arends gebruikt Groenvision voor de calculatie, relaties, planning, plantkenmerken en nacalculatie. Ook wordt gewerkt met ontwerpprogramma Helixcad. De urenregistratie gebeurt nog wel analoog. Arnold: 'We leggen elke ochtend spullen in de bus die dezelfde dag naar de klant gebracht moeten worden. Soms lukt dat niet, of ligt dezelfde lading de volgende dag in de bus maar moet het naar een andere klant. Daardoor ontstaat soms verwarring, weten we niet of iets is afgegeven. Dat is de reden dat we nog met bonnen werken die iedere dag worden ingevuld. Daarop checken we of alles klopt. Ook de nacalculatie is heel belangrijk.' In Groenvision houden Lenneke en Sander de voortgang van een project bij, aan de hand van een soortgelijk project dat eerder is uitgevoerd. 'We houden bijvoorbeeld bij hoeveel planten we per meter planten. Dat zetten we ook op de bon die we aan de hoveniers meegegeven, plus een detailtekening van bijvoorbeeld metselwerk.' Projecten worden ook nabesproken. Daar komen altijd verbeterpunten uit om efficiënter te kunnen werken.

'Utopia is voor ons dat we alles met één druk op de knop kunnen regelen'

Utopiasessie

Infogroen is altijd bezig om Groenvision verder uit te breiden om hoveniers meer werk uit handen te nemen. We vroegen de bedrijven naar hun toekomstplannen met Groenvision. Wat valt er nog te verbeteren en hoever willen de bedrijven gaan in de automatisering? Bij De Groenmakers is middels een zogeheten Utopiasessie gekeken naar de ideale werksituatie. Van Ulst: 'Ons Utopia houdt in dat we alles met één druk op de knop kunnen regelen. Ook willen we meer interne scholing om dieper in het systeem te komen. Op ieder onderdeel is progressie te boeken. Dat kost tijd, energie en geld, maar dat haal je er wel weer uit. Infogroen biedt daarbij goede ondersteuning. We zijn het systeem nu aan het herinrichten om dat te kunnen bereiken. Zo gaan we in de toekomst wel de tab zetten om aan medewerkers tablets mee te geven. Het is soms verleidelijk om nog even snel een Excel-sheet te maken voor de boekhouding, maar we willen onszelf in de toekomst meer dwingen om alles met Groenvision te doen, van kleine tot grote projecten. Dan zijn we meer in control.'

Het belangrijkste is volgens Van Ulst dat het systeem ten dienste staat van de organisatie. 'Het is een lege template; als je niets invoert, werkt het niet. Door dat wel te doen, heb je altijd inzicht in de prestaties, die in de hele bedrijfsvoering worden meegenomen. Door Groenvision kan ik sturing geven op alle lopende projecten. Dat zou ik nooit redden als ik fysiek alles in de gaten zou moeten houden. Hetzelfde geldt voor de financiële middelen. Ieder bedrijf moet realtime weten hoe het gaat. De tijd dat we eens per jaar met een schoenendoos onder de arm naar de boekhouder gingen, is voorbij.'

Eigen handboek geschreven

Jan Bent van Wenninkhof investeert veel tijd om up-to-date te blijven op het gebied van de nieuwste ontwikkelingen. Zo is hij eens naar een workshop geweest over de digitale processen binnen bedrijven, waar hij zijn ervaringen kon delen met andere gebruikers van Groenvision. 'Ik zocht wat meer diepgang en dat vond ik daar. Ik ben ook eens naar de gebruikersdagen geweest in Boskoop, naar aanleiding van de doorontwikkelingen van het programma. Zo verdiep ik me in de verschillende modules. Ik ben nooit uitgeleerd; zo haal ik het rendement eruit.' Bent heeft zelf uitvoerig voorwerk gedaan om de hoveniers met de software te laten werken. Hij schreef een handboek waarin Groenvision uitgelegd wordt. Toch vullen de hoveniers hun uren ook nog in op een urenbon. Die bonnen zijn leidend voor de controle. 'Er wordt snel vergeten om gebruikt materiaal op te schrijven of om de uren juist te registreren. Daarom gebruiken we de analoge bonnen als notitieblok. Het invullen moet nu eenmaal netjes gebeuren; anders laat je omzet liggen.' Bent controleert alles, zijn dochter Diana verwerkt de urenbonnen.

Vaak discussies

Gebr. Arends ziet dat hoveniers steeds meer willen automatiseren. 'Dan willen ze met de shovel werken in plaats van met de automatische kruiwagen.' Maar daar zit een grens aan, zegt Arnold. 'Wat je ook automatiseert, je moet de gegevens altijd bijhouden. We hebben daarom vaak discussies over welke extra modulen we willen kopen. We zijn blij met hoe het nu loopt, dus we kijken hoe we ons geleidelijk verder kunnen ontwikkelen. Daar helpt Infogroen ons bij.' Lenneke: 'Theo van Infogroen komt hier om oplossingen voor problemen uit te leggen. Wij vinden dat één op één beter werkt dan in groepsvorm. Hij kent Helixcad en Groenvision goed. Als Sander en ik nieuwe toepassingen tegenkomen, leggen we die voor aan Jan en Arnold. Zij beslissen dan of we daarmee aan de slag gaan of niet.'

Schilderij in het kantoor van Jan van Ulst

LOGIN   met je e-mailadres om te reageren.

REACTIES

Er zijn nog geen reacties.

download artikel

Tip de redactie