'Met Tuinkeur Pro heb je als hovenier je kantoor in je broekzak'

ARTIKEL

Karlijn Raats, dinsdag 8 maart 2022

241 sec

Branchesoftware brengt interne organisatie snel op orde

Hoveniers houden de administratie liefst zo simpel mogelijk. Zij stoppen hun tijd liever in de tuin. In 2019 ontwikkelde het keurmerk Tuinkeur samen met Cannonworks software voor de hoveniersbranche. 'Deze software brengt de interne organisatie op orde en bespaart hoveniers tijd en geld. Het harde werken in onze branche moet worden beloond', aldus Jelle en Lieuwe Westra, eigenaars van Tuinkeur. 'Waarom zou iedereen aan een tuin verdienen behalve de hovenier?'

Hovenier Jonnie Michelbrink aan het werk met Tuinkeur Pro: 'Nacalculeren en het vergelijken van de offerte met de nacalculatie gaat eenvoudig in Tuinkeur Pro.'

De licenties voor de branchesoftware die door Tuinkeur en Cannonworks is ontwikkeld, Tuinkeur Pro, zijn door Tuinkeur afgekocht. 'Hierdoor kan Tuinkeur het softwarepakket voor maar 50 euro per maand aanbieden aan de aangesloten hoveniersbedrijven. Dit is inclusief drie gebruikersaccounts (vanaf vier gebruikers 5 euro per account), dus bijvoorbeeld een hovenier en twee medewerkers', verklaart Jelle Westra. 'Aangesloten hoveniersbedrijven kunnen voor dat bedrag ook rekenen op ondersteuning via Teams en de telefonische helpdesk.'

Links: Jelle Westra, rechts: Lieuwe Westra

'We krijgen veel vragen over ons verdienmodel, want zo'n compleet pakket voor dit tarief is zeer ongebruikelijk', zegt Jelle Westra. 'Het antwoord is simpel. Wij zijn geen softwarebedrijf dat zijn geld moet verdienen met de verkoop van pakketten, allerlei extra modules en het laten betalen per gebruiker. Tuinkeur verdient geld door zijn leden breed en compleet te ondersteunen. Voor ons is de software dus een deel van het geheel. De leden bepalen zelf welke diensten ze willen gebruiken'.
In een artikel elders in deze uitgave staat hoe hoveniersbedrijven zich kunnen aansluiten bij Tuinkeur.

'De software is een deel van het geheel; alle leden bepalen zelf welke diensten ze willen gebruiken'

Tuinkeur Pro

Tuinkeur Pro is op elk apparaat (laptop, telefoon en pc) en op elke locatie volledig veilig in de cloud te openen en te bewerken. Tijdens een project kunnen de medewerkers direct communiceren via de app op hun telefoon, bijvoorbeeld over aanpassingen aan het werk of over de planning. Via de app kunnen ook foto's worden verstuurd. Deze worden rechtstreeks in het projectdossier opgeslagen, evenals alle wijzigingen en het meerwerk. Bij de meerwerkregistratie is het voor akkoord tekenen door de klant via het scherm inbegrepen. Facturen die in dit systeem worden gemaakt, bevatten een koppeling met iDeal voor de betaling.
De hovenier heeft inzicht in de (na)calculatie, klant- en projectgegevens en uren. Omdat de uren, beplanting, materialen en machines al zijn ingevoerd in het programma, hoeft de hovenier alleen nog de factuur te controleren. Bij regiewerk staat de factuur, na registratie door de medewerkers, klaar voor controle. Daarna kan deze met een druk op de knop per e-mail naar de klant verstuurd worden. Door een link in de factuur kan de klant direct met iDeal betalen.

Lieuwe Westra: 'Waarom zou iedereen aan een tuin verdienen behalve de hovenier?'

Inzicht in gemaakte uren

Jelle Westra: 'Hoveniers hebben te maken met een hoge werkdruk. Zeker het afgelopen jaar is de hoeveelheid werk enorm toegenomen, wat schuurt met het personeelstekort. Hoveniers hebben ook te maken met tarieven die onder druk staan, maar ze moeten genoeg kunnen vragen om van te kunnen leven, zich te verzekeren en pensioen op te bouwen. Om tot een goede beloning te komen, moeten er voldoende facturabele uren worden genoteerd en doorberekend aan de klant.'

Waar Westra ook komt: voor gastcolleges op scholen, workshops of lezingen, hij hamert er altijd op dat het niet schrijven van uren vaak leidt tot onnodig verlies van omzet of winst. 'Inzicht in de interne organisatie is daarom enorm belangrijk. Welke medewerkers zijn waar, wanneer, met welke machines en materialen en wat voor werkzaamheden voeren ze uit? Met Tuinkeur Pro hebben hoveniers in één oogopslag inzicht in de bedrijfsprocessen. Ze kunnen beter plannen, waardoor ze een beter overzicht houden in drukke tijden en weten hoe de zaken er financieel voor staan, zonder er teveel tijd aan kwijt te zijn. Van alle overzichten kunnen rapporten worden uitgedraaid. Aan de hand van een overzicht kan er efficiënter gewerkt worden. Ook kunnen offertes gebaseerd worden op een realistische beloning, die precies te onderbouwen is door alle data die de hovenier in Tuinkeur Pro heeft geregistreerd.'

Jelle Westra: 'Met Tuinkeur Pro kan de hovenier beter plannen.'

Functies van Tuinkeur Pro

Tuinkeur Pro is een volledig pakket, met functies voor onder andere calculatie, offertes, inkoop, registratie van uren, materiaalgebruik en meerwerk, planning, werkbonnen, nacalculatie, factureren, maandelijkse incasso van onderhoudscontracten e.d. en een koppeling met bankgegevens (zodat je weet wie betaald heeft) en met 14 boekhoudsystemen.

Gebruikerservaringen

In het najaar van 2019 startte Booij Hoveniers uit Baambrugge met het softwarepakket Tuinkeur Pro. Marco Booij, eigenaar van Booij Hoveniers: 'Er ging een wereld voor ons open, toen we door Tuinkeur Pro de onleesbare briefjes voortaan achterwege konden laten. Er raken geen gegevens meer zoek; alles wordt met het programma geregistreerd. Aan de achterkant worden data en bedrijfsprocessen gekoppeld. Vroeger hield ik de jaarcijfers nooit bij. In Tuinkeur Pro zie je direct hoe het bedrijf er financieel voor staat. Ook vind ik het fijn om inzicht te hebben in het aantal gewerkte uren en het aantal vrije dagen van de medewerkers.'

'Vooral bij het aannemen van groter werk tel ik nu 5 procent bij de aanneemsom op voor projectbegeleiding: uren die ikzelf maak'

Hoveniersbedrijf Jonnie Michelbrink uit Hulsel toont continuïteit en zet prachtige resultaten neer, zowel ten aanzien van tuinen als bedrijfsresultaten. Al jarenlang wordt een rendement van ruim 15 procent gehaald, met een stabiele jaaromzet van rond de miljoen euro. Het afgelopen jaar werd deze grens zelfs voor het eerst overschreden. Michelbrink zit er van meet af aan bovenop als het gaat om het maken van rendabele uren. 'Hierover heb ik Tuinkeur veel input geleverd, en zij verspreiden deze kennis weer onder de andere aangesloten hoveniers. Een voorbeeld: als wij een wat groter werk aannemen, tel ik 5 procent bij de aanneemsom voor projectbegeleiding. Dat zijn de uren die ikzelf maak om van tevoren alles door te spreken met de klant, om toezicht te houden op het werk en voor de oplevering en nazorg. Klanten snappen dat, als je het maar duidelijk uitlegt; alles valt of staat met goede communicatie. Met ruim 1.600 facturabele uren per medewerker per jaar heeft ons bedrijf een uitstekende rentabiliteit.'
Toch viel er nog wat te verbeteren. De hovenier was al jarenlang op zoek naar een goed softwareprogramma voordat hij met Tuinkeur Pro aan de slag ging. 'Ik wilde op een makkelijke manier alle uren kunnen registreren. Ook leer ik altijd veel van nacalculaties. Ik ben dol op cijfers', vertelt hij. 'Nacalculeren en het vergelijken van de offerte met de nacalculatie gaat eenvoudig in Tuinkeur Pro.'

'Hoveniers maken veel onrendabele uren: "even stenen halen", "even wat planten erbij halen"'

Als hij ziet dat er te weinig of te veel uren zijn begroot, verdiept Michelbrink zich in de bedrijfsprocessen om de oorzaak te achterhalen. 'Van andere hoveniers hoor ik dat we allemaal dezelfde fouten maken op dit gebied', verklaart hij. 'We maken onrendabele uren: "even stenen halen", "even wat planten erbij halen". Daardoor kunnen we op een dag in plaats van acht uur maar zeven of zevenenhalf uur factureren. Bij grondwerk moeten we vaak een schatting maken van het aantal uren dat we met de kraan bezig zullen zijn. Je kunt van tevoren niet in de grond zien wat je daar allemaal gaat tegenkomen en eventueel moet afvoeren. Tot slot vinden hoveniers het moeilijk om kloppend te begroten als er werk wordt uitbesteed aan derden, zoals straatwerk, grondwerk, pergola's, schuttingen enzovoort. Maar door goed na te calculeren, maak je zo'n inschattingsfout maar één keer.'

REACTIES

Er zijn nog geen reacties.

download artikel

Tip de redactie