Softwarepakket kiezen? Bereid je voor!

ARTIKEL

Heidi Peters, woensdag 7 april 2021

321 sec

'Weet wat je nodig hebt, dan weet je wat je moet vragen'

Voor veel bedrijven komt er een tijd dat ze uit hun Excel-bestanden groeien en hun calculaties, planning en facturatie willen integreren in één softwarepakket. Naast integratie is ook online samenwerken een veelgehoorde motivatie om verder te kijken. Maar welk pakket neem je dan? Deze keuze vergt een gedegen voorbereiding, waarbij je eerst en vooral de huidige manier van werken onder de loep neemt. Leo Kodde, oprichter van Become-IT, neemt ons mee door het proces van het kiezen van nieuwe bedrijfssoftware. Leest u mee?

Voor een hoveniersbedrijf werkt het zowel intern als extern prettig als je bijvoorbeeld een heg per strekkende meter kunt aanbieden of een terras per vierkante meter, in plaats van een optelsom van tegels, zand, een trilmachine en een uurtarief. Dat is fijn voor de klant en ook voor de hovenier is het overzichtelijk en werkt het lekker snel. Dit is slechts één voorbeeld van iets wat je verwacht van een nieuw softwarepakket. En daarmee begint de uitdaging om een keuze te maken uit alle softwarepakketten die beschikbaar zijn. Welk pakket beantwoordt het best aan je verwachtingen en past het best bij de toekomst van je bedrijf? Laten we bij het begin beginnen.

Uitgangspunt: huidige manier van werken

'De eerste vraag die ik altijd stel is: hoe werk je nu? Laat eens zien welke programma's je nu gebruikt en wat je daarin doet.' Aan het woord is Leo Kodde, oprichter van Become-IT en bedenker van het programma Suite MKB. 'De huidige werkwijze van het bedrijf is het uitgangspunt. Belangrijk is te weten hoe alle werkprocessen nu geregeld zijn, wat de ondernemer goed vindt werken en wat hij graag wil verbeteren. Voor de integratie van de nieuwe manier van werken in het bedrijf is het goed als het pakket zoveel mogelijk aansluit bij de huidige manier van werken. Dan wordt het ook sneller geaccepteerd en omarmd door de medewerkers.'
Kodde vervolgt: 'Denk dus na over je werkprocessen. Wat gaat goed en wat kan beter? Dat kun je als volgt aanpakken: bepaal intern wie zich gaat bezighouden met het besluitvormingsproces. Dat kan de eigenaar met de planner en/of werkvoorbereider zijn. Vervolgens betrek je in bredere zin de rest van het team bij de keuze: wij zoeken nieuwe software; wat willen we en wat hebben we daarvoor nodig? Zie het als een interne brainstorm die je organiseert. In sommige gevallen kan een collega-hovenier, accountant of onafhankelijke bedrijfsadviseur daarbij helpen. Dit is een heel belangrijke fase. Neem stap voor stap het proces door. Hoe ziet je offerte eruit, hoe is deze opgebouwd, wil je dat dit zo blijft of wil je het anders en hoe dan? Idem dito voor de planning en alle werkprocessen in je bedrijf. Neem hier gerust even de tijd voor, voordat je verder gaat en demo's aanvraagt.'

'Ga met elkaar in gesprek en maak een lijst van vereisten en wensen'

Lijstjes maken

Kodde: 'Ga je hierover met elkaar in gesprek, dan ontstaan er lijstjes met punten. Misschien wel lange lijsten. Deel deze op in een lijst met vereisten en een lijst met wensen. Een vereiste is bijvoorbeeld het kunnen maken van een offerte en een digitale werkbon met een app. Een wens kan zijn dat de offerte digitaal kan worden ondertekend in een klantenportaal. Ook in deze fase geldt: blijf niet steken in algemeenheden, maar specificeer. Wat voor soort facturen verstuur je? Termijnen in een project, werkzaamheden op regiebasis, aangenomen werk, onderhoudscontracten etc. Zorg dat je al deze verschillende soorten facturen in beeld hebt. Dan kun je later gericht vragen stellen en loop je niet na de aanschaf tegen teleurstellingen aan omdat je iets vergeten bent.'

Leo Kodde

Wat komt als eerste?

'De implementatie van een softwarepakket gaat stapsgewijs en is afhankelijk van de modules die je kiest. Sommige bedrijven starten met de basis en breiden die later uit. Dat kan natuurlijk. Bepaal wel voor jezelf wat in de eerste fase het belangrijkste is en wat je daarna nog nodig hebt, maar niet per se direct bij de start. Voor veel bedrijven geldt dat ze beginnen met de facturatie en later uitbreiden met de planning. De facturatie op orde hebben is heel belangrijk! Zo voorkom je dat er haperingen ontstaan in de omzetstroom. Stel dat je met het softwarepakket begint aan het begin van je bedrijfsproces, bijvoorbeeld het maken van offertes; dan stokt op enig moment je financiële stroom. Het is dus beter om daarmee te starten als de facturatie op orde is.'

De leverancier

'Neem in de lijst van wensen en eisen ook mee wat je van de leverancier verwacht. Welke support verwacht je? Verwacht je dat je leverancier innovatief is, toonaangevend? Verwacht je bijvoorbeeld dat de support gratis is? Hoe snel wil je geholpen worden? Verwacht je dat je leverancier elk jaar een keer langskomt? Is de leverancier zichtbaar in de branche? Dit zijn ook punten waar je over na moet denken, onder andere omdat dit invloed heeft op de prijs. Vind je het leuk om veel zelf uit te zoeken met een goede handleiding, vraag dan bij de demo of er een handleiding is. Maar voordat je een demo aanvraagt, moet je eerst nog een plan maken.'

Plan van aanpak

'Wie zich gaat verdiepen in een softwarepakket, heeft doorgaans wel een streefdatum in gedachten om daarmee van start te gaan. Maak voor jezelf een tijdlijn: wanneer wil je beslissen over een pakket en wanneer wil je dat het draait? Ook dat is iets wat je bij de demo moet navragen: is het haalbaar wat je wilt? Vergeet ook de interne communicatie niet. Het is goed om te weten hoeveel tijd je hebt om de medewerkers mee te nemen in het proces. Wie buiten aan de slag moet met digitale werkbonnen en een digitale planning terwijl het voorheen met pen en papier ging, moet daar even aan wennen. Er moet een instructiebijeenkomst worden gepland.'
Kodde: 'Je ziet, aan een goede voorbereiding zit veel werk. Het betekent ook dat je al veel kunt uitzoeken voordat je een leverancier belt. Dat komt het proces later alleen maar ten goede. Heb je dit allemaal gedaan, dan heb je dus op papier wat je doelen zijn, wat je er financieel voor over hebt en wie je er intern bij betrekt. Vervolgens ga je leveranciers selecteren.'

Leveranciers selecteren

'Naarmate je als ondernemer praat met collega's en wat websites bezoekt, krijg je er meer gevoel bij. Je bekijkt de sites en social media, de toon die wordt gehanteerd, de bekendheid van het programma in de markt, referenties, visie, enzovoorts. Daarop maak je een selectie van twee à drie leveranciers bij wie je een demo aanvraagt. In het telefoongesprek dat hierop volgt, kun je dankzij de goede voorbereiding toelichten wat je zoekt. Dan zal ook blijken of het interessant genoeg is om een demo in te plannen.'

Demo's

'Omdat je je goed hebt voorbereid, kun je tijdens de demo gericht vragen stellen op basis van je lijstjes. Bijvoorbeeld: kan ik met jullie software afbeeldingen in een offerte gebruiken? Hebben jullie een live boekhoudkoppeling? Zo krijg je antwoord op al je vragen en houd je zelf beter het overzicht bij de verschillende demo's die je ziet. In deze fase merk je dat je voorbereiding heel belangrijk was en dat je er nu veel tijd mee bespaart. Wel is het belangrijk om ook open te staan voor de visie van de leverancier. Mogelijk bevat het pakket een werkwijze die je bedrijf een stap verder kan helpen en waar je zelf nog niet aan gedacht had. Benoem ook de verwachtingen die je hebt van de leverancier en vraag een indicatie van de vaste en variabele kosten.'

Een keuze maken

Uiteindelijk maak je een keuze op basis van je voorbereiding en wat je in het hele proces gezien en gehoord hebt. Vervolgens laat je de leveranciers die een demo hebben verzorgd weten met wie je verdergaat.

'Neem in de lijst van wensen en eisen ook mee wat je van de leverancier verwacht'

Aan de slag

'Dit is een fikse voorbereiding. Heb je bovenstaande allemaal gedaan en geregeld, dan kun je aan de slag. Daar heb je in het begin echter wel hulp bij nodig. Klanten, producten en medewerkers moeten in het systeem ingevoerd worden. Koppelingen en huisstijl moeten worden ingesteld en je moet uitgelegd krijgen wat de gedachte achter de inrichting is, wat de bedoeling is. Dan doorzie je sneller en eenvoudiger de samenhang tussen de verschillende werkprocessen. Dat kan stapsgewijs of door middel van een training. Het is een investering in tijd en geld, maar doe je het goed, dan levert het ook gegarandeerd veel op. Succes!'

Over Leo
Leo Kodde is oprichter van Become-IT. Dit bedrijf startte in 2000 met Suite MKB, een softwareprogramma voor de dienstverlenende sectoren met de focus op vakmensen. Sinds 2017 is er Suite MKB-software specifiek voor hoveniers. Het jaarurenmodel is toegevoegd en het calculatieprogramma is aangepast, waardoor een hovenier nu bijvoorbeeld een terras per vierkante meter kan aanbieden in plaats van losse producten en werkzaamheden. Vanwege de sterke groei van de hoveniersmarkt worden steeds meer specifieke wensen van hoveniers gerealiseerd in Suite MKB. Het pakket is in de periode 2016-2020 volledig herschreven naar webbased, dus toegankelijk vanaf elke locatie en op elk apparaat.

Adviezen en tips van Leo Kodde bij de selectie van een softwareprogramma

1. Denk goed na over de huidige werkprocessen. Wat gaat goed en wat kan beter?
2. Maak onderscheid tussen vereisten en wensen.
3. Stel vast wat je van de leverancier verwacht.
4. Zorg ervoor dat de facturatie op orde blijft, zodat er geen haperingen in de omzetstroom ontstaan.
5. Maak een tijdsplan en kijk of dit haalbaar is.
6. Selecteer maximaal drie leveranciers en maak een keuze op basis van je voorbereiding.
7. Neem een voorbeeld van een factuur of offerte mee naar de demo.
8. Wijs één medewerker aan die contact met de leverancier onderhoudt en de regie heeft over het traject.
9. Evalueer en vier successen!

REACTIES

Er zijn nog geen reacties.

download artikel

Tip de redactie