Slimme software voor hoveniers

ARTIKEL

Suzanne de Boer, donderdag 27 december 2018

286 sec

'Groene automatisering levert veel tijd op'

Klantgesprekken, contact met leveranciers, bestellingen verzorgen, zorgen voor een strakke bestrating en beplanting die gezond kan groeien. O ja, en dan in het weekend de administratie nog doen. Een hovenier heeft het druk. Gelukkig kun je met de juiste software makkelijk op die administratie-uren besparen.

Het zijn hoogtijdagen voor hoveniers. De vraag naar buitengroen stijgt, en steeds vaker wordt er een beroep op de kennis en kunde van groene professionals gedaan. Zzp'ers en kleine bedrijven krijgen meer klussen, grotere opdrachten, huren eens iemand in of nemen eens iemand aan ... Met die werkgroei neemt ook de administratie toe. En dat is in het hoveniersvak nogal wat: klantcontacten, bestellingen van beplanting en materialen, de planning, werkuren. Om dat allemaal netjes in kaart te brengen, ben je heel wat tijd achter de computer kwijt. En dat is nou misschien net niet waarom je hovenier geworden bent. Jij bent veel liever buiten, steekt liever een spa in de grond.

'Die extra tijd besteed je aan je gezin of aan een nieuwe opdracht'

De Hovenier spreekt Frank Raanhuis, software-adviseur bij InfoGroen. Als gediplomeerd hovenier weet hij hoeveel er voor een opdracht in het groen georganiseerd moet worden. 'En dat moet je allemaal goed vastleggen, want op basis van je administratie komen de verdiensten binnen. We hebben ze nog wel meegemaakt: snelle schetsen op een A4'tje, offertes op oude enveloppen. Tegenwoordig is de automatisering veel meer klantgericht. En hoveniergericht, want het is makkelijk als je altijd een mobiel administratiekantoor bij je hebt. Zoals een digitaal intakeformulier, waarin je direct kunt vastleggen wat tijdens het eerste gesprek met een potentiële klant is besproken: welke stijl en sfeer de klant wil, welke planten en ander groen, een haag of een schutting, een pergola of een vijver, of het slim is een klic-melding aan te vragen, of er bodemmonsters genomen moeten worden.'

Invuloefening

Het mobiele administratiekantoor waar Frank het over heeft, heet EasyVision en is ontwikkeld door Infogroen. 'Het is een gebruiksklaar programma, met alle gegevens die je nodig hebt voor het maken van een voorcalculatie, offerte en factuur. Het werkt via de cloud en beschikt over een bestand van ruim vierhonderd genormeerde werkzaamheden, inclusief het bijbehorende aantal werkuren en de benodigde materialen en machines. Als je bijvoorbeeld op je tablet een project aanmaakt, klik je de betreffende werkzaamheden aan: hoeveel vierkante meter bestrating is er nodig voor de oprit, hoeveel vierkante meter gras et cetera. Je hoeft niet meer na te denken hoeveel materiaal je moet bestellen of hoeveel uren de werkzaamheden kosten; dat weet het programma allemaal al. Al moet je natuurlijk wel rekening houden met zaken als de extra tijd die een lastig patroontje met zich meebrengt, of je direct naar een project kunt komen of dat de aan- en afvoer over een grotere afstand plaatsvinden. Vanuit die calculatie heb je inzicht in de kostprijs en verkoopprijs met een bepaalde marge. Je stelt een offerte op. Als alle werkzaamheden zijn uitgevoerd, maak je een factuur of bied je desgewenst termijnfacturatie aan.'

EasyVision beschikt over een materialenbestand en een plantenbestand, inclusief foto's, afmetingen en plantafstanden. Als je de offerte aanvult met afbeeldingen van de te gebruiken tegels, opsluitbanden, omheining en planten, dan heb je de potentiële klant echt een professionele offerte te bieden. Dat maakt een deskundige indruk. 'En als de materialen die je voor je project wilt gebruiken nog niet in EasyVision staan, dan kun je heel makkelijk bestanden van andere aanbieders importeren', vertelt Frank. 'En ook je bedrijfslogo, bijvoorbeeld. Dat staat mooi op de factuur.'

Met één druk op de knop

Doordat je direct over alle gegevens beschikt, zul je minder snel iets vergeten. Vroeger werkte je de wensen eerst uit op een notitieblok en was je er thuis nog een tijdje mee zoet om het in de computer in te voeren. Met EasyVision bespaar je deze tijd. Die extra tijd kun je thuis aan je gezin besteden of aan een nieuwe opdracht.

Tekst loopt verder onder de afbeelding

Frank Raanhuis

Door de toevoeging van VisionMobile kan direct op de werkvloer worden geregistreerd wat er is verwerkt en hoe. 'Wat je buiten op je tablet registreert, komt meteen binnen in het systeem', vertelt Frank. 'Bij thuiskomst hoef je het programma maar te openen en het staat er allemaal in. En werk je met meerdere mensen, dan ziet de man op kantoor welke werkzaamheden en opdrachten er zijn uitgevoerd. Vervolgens heb je met één duk op de knop inzicht in de hoeveelheid werk en materialen die de klus daadwerkelijk heeft gekost. Die kennis is handig voor volgende opdrachten.'

In de nacalculatie zit ook een urenregistratie. Frank: 'Als je twee, drie mensen buiten hebt lopen die je elke dag hun uren laat bijhouden, kun je zien waar de productieve en inproductieve uren zitten. Dan kun je meteen ingrijpen; anders ben je altijd te laat.'

'Je loopt nooit meer achter met de administratie'

EasyVision stroomlijnt het administratieve traject van de fijnhovenier. De administratie is veel minder foutgevoelig doordat je steeds uitgaat van dezelfde cijfers, en je loopt nooit meer achter met de administratie. 'Sterker nog', zegt Frank, 'het systeem houdt voor je bij wat je nog moet factureren en welke termijnen er nog lopen. Je loopt dus ook geen inkomsten meer mis.'

Custommade

Bijna twee jaar is EasyVision nu operationeel. De sector had behoefte aan een goed, compleet pakket, dat elke dag naar volle tevredenheid gebruikt kan worden. Een deel van die tevredenheid zit hem in de uitbreidingsmogelijkheden, zoals nacalculatie of planning, handig als je bedrijf gaat groeien. Met een module die je aan EasyVision koppelt, zie je in één oogopslag waar ruimte is om iemand in te zetten. Ook kun je meer aan relatiebeheer doen om nieuwe opdrachten te krijgen; aan EasyVision kan een volwaardig crm-pakket gekoppeld worden.

Zo betaal je dus nooit voor een duur pakket waarvan je maar de helft gebruikt, maar kun je stap voor stap uitbreiden met modules waar jouw bedrijf behoefte aan heeft. Ook mooi is het tekenprogramma HelixCAD. Daarmee teken je digitaal driedimensionale tuinen. De ultieme automatisering is dat je per plantvak maar één keer de gewenste plant hoeft te kiezen. Je gaat naar het plantenbestand, klikt op de gewenste plant en ziet meteen hoeveel je er nodig hebt voor die bepaalde oppervlakte. Zo doe je dat met alle plantvakken, waarna er automatisch verschillende lijsten kunnen worden gemaakt, bijvoorbeeld met foto's van alle gewenste planten inclusief hun Latijnse naam, het benodigde aantal stuks, de verwachte kosten, bestellijsten et cetera.

Met de laatste digitale update is de kadaster-import in het tekenprogramma gebracht. Frank: 'Als je een tuin gaat tekenen, heb je kadastrale gegevens over de woning en de erfgrens nodig. Die kun je zo importeren door het adres in het programma in te tikken. Je hoeft niet meer in te meten, er niet eens voor te rijden. Een luchtfoto, de kadastertekeningen inclusief de bebouwing eromheen, alles kun je zo downloaden en gebruiken voor een prachtige ontwerptekening die je potentiële klant over de streep zal trekken.'

Tekst loopt verder onder de afbeelding

ToekomstVision

Frank ziet nog mooie mogelijkheden voor de toekomst: 'Het zou handig zijn als je vanuit het programma direct de klant kunt bellen, dat de route naar een project zo op je navigatie verschijnt, de urenregistratie start wanneer je daar bent aangekomen.'

En dan is er nog de drone, voor omvangrijkere tekenprojecten. Frank: 'Een drone kan bijvoorbeeld op elke tien centimeter een punt inmeten en die gegevens direct doorsturen in het systeem. Dat is goedkoper voor de hovenier, sneller en nauwkeuriger dan wanneer hij dat zelf zou doen.'

Een van de toekomstwensen van Infogroen wordt waarschijnlijk binnenkort vervuld. 'We willen dat de klant ter plaatse op een digitale werkbon een handtekening voor het uitgevoerde werk kan zetten', vertelt Frank. 'Hoe vaak komt het niet voor dat je bezig bent in een tuin en de buurman vraagt of je zijn haag ook even wilt snoeien. Op je tablet maak je dan een projectje aan: een x-aantal werkuren voor de hovenier, een heggeschaar die een aantal uur gebruikt wordt en wat groenafval. Je maakt de afspraak, toont de offerte, voert het werk uit en laat de factuur tekenen. 'De dingen zijn dan maar gedaan; je hoeft er niet meer achteraan. En heb je meer van dit sloort klusjes op een dag, dan levert dit veel tijdwinst op.'

Met de groei van je bedrijf verandert de automatiseringsbehoefte, en dankzij automatisering kun je groeien. EasyVision. Zie jij het jezelf al gebruiken?

Wat is EasyVision precies?

V Groene software om mee te calculeren, offreren en factureren
V Overal en altijd, op je eigen pc, telefoon en/of tablet
V Voor Windows-gebruikers en Apple-fans
V Eenvoudig, overzichtelijk en professioneel
V Vanaf € 49,50 per maand
V Uit te breiden met praktische modules als nacalculatie, planningen, relatiebeheer en het tekenprogramma HelixCAD
Meer informatie over deze smart software op www.infogroen.nl

REACTIES

Er zijn nog geen reacties.

download artikel

Tip de redactie